YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Базы данных. Проектирование и создание (С.М. Диго) arrow 5.2.3.2. Использование мастера подстановки
5.2.3.2. Использование мастера подстановки

5.2.3.2. Использование мастера подстановки

   Обратим внимание на поле «Должность». Для выбранной категории сотрудников имеется всего пять возможных должностей: ассистент, старший преподаватель, доцент, профессор и заведующий кафедрой. Хорошо было бы заменить ввод этих значений выбором их из списка. В ранних версиях Access задавать домен (либо путем прямого ввода списка значений, либо путем связи с файлом подстановки) можно было только при создании запроса или экранной формы. Начиная с Access'7 стало возможным задать его и при описании таблицы. Используем «Мастер подстановок» при определении типа данных поля «Должность». Для этого можно либо при выборе типа указать «Мастер подстановок» (см. последнюю строку в ниспадающем списке типов полей на рис. 5.10), либо использовать
   кнопку - «Столбец подстановки». «Последовательность шагов при создании поля подстановки изображены на рис. 5.12-5.15. При создании поля с помощью мастера подстановок имя поля можно не задавать, а сразу перейти к столбцу «Тип данных» и выбрать в списке строку «Мастер подстановок». Имя поля будет задано позже в процессе создания поля с помощью мастера.

Рис. 5.12. Создание столбца подстановки. Начальный экран 

Рис. 5.12. Создание столбца подстановки. Начальный экран

   Так как список, создаваемый в рассматриваемом случае, короткий и стабильный, то выберем возможность ввода фиксированного набора значений (рис. 5.12). В появившемся далее окне введем требуемые значения (рис. 5.13).

 Рис. 5.13. Создание столбца подстановки. Столбец с введенным списком значений

Рис. 5.13. Создание столбца подстановки. Столбец с введенным списком значений

   Далее зададим имя этого поля (рис. 5.14).

 Рис. 5.14. Создание столбца подстановки. Задание имени столбца

Рис. 5.14. Создание столбца подстановки. Задание имени столбца

   При создании поля таким способом его тип будет «текстовый», а длина его будет соответствовать установленной длине текстового поля по умолчанию. После создания поля с использованием мастера подстановок с фиксированным набором значений его тип и длину можно скорректировать.
   По сравнению с предшествующими версиями Access появилась новая возможность «Разрешить несколько значений».
   При вводе данных в таблицу значения полей подстановки можно не вводить с клавиатуры, а выбирать из заданного списка. Чтобы нельзя было ввести значения, отсутствующие в списке, надо в свойствах поля на вкладке «Подстановка» (рис. 5.15) в позиции «Ограничиться списком» задать значение «Да». В этом случае использование поля подстановки обеспечит не только более эффективный ввод данных, но и более жесткий контроль целостности базы данных.

Рис. 5.15. Свойства подстановки

Рис. 5.15. Свойства подстановки

   Если вдруг оказалось, что список подстановки надо скорректировать после его создания, то можно нажать кнопку Кнопка в строке «Источник строк» и в появившемся окне «Изменение элементов списков» внести требуемые изменения. В этом же окне можно указать «Значение по умолчанию» (рис. 5.16).

Рис. 5.16. Изменение списка подстановки 

Рис. 5.16. Изменение списка подстановки

   Использование списка подстановки имеет смысл практически только для полей типа «Текстовый». Для полей всех других типов, кроме «Логический», система выдает предупреждающее сообщение (рис. 5.17).

Рис. 5.17. Сообщение о недопустимости действия 

Рис. 5.17. Сообщение о недопустимости действия

   Если число значений поля подстановки достаточно велико и они могут меняться со временем, то следует использовать другую альтернативу - «Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса» (см. рис. 5.12). Эта возможность используется в нашем примере для поля КОД_КАФЕДРЫ, значения которого будут браться из таблицы КАФЕДРА. Естественно, что таблица КАФЕДРА должна быть предварительно создана.
   Для создания поля подстановки, источником для которого служит другая таблица, лучше сначала создавать основную таблицу (в паре «КАФЕДРА - СОТРУДНИК» основной будет таблица КАФЕДРА), а затем - подчиненную (в нашем примере -СОТРУДНИК). Если же сначала, как в нашем случае, создавалась подчиненная таблица, то описание поля, для которого источником подстановки будет другая таблица, может быть впоследствии скорректировано.
   При создании подстановки из другой таблицы/запроса надо выбрать таблицу/ запрос, которая будет являться источником данных для описываемого поля (рис. 5.18).

 Рис. 5.18. Выбор таблицы/запроса источника для поля подстановки

Рис. 5.18. Выбор таблицы/запроса источника для поля подстановки

   Далее надо определить колонку таблицы-источника, значения из которой будут подставляться в описываемую колонку (рис. 5.19). В нашем примере таким полем является КОД_КАФЕДРЫ. Но так как пользователь вряд ли помнит коды, то желательно, чтобы при выборе нужного значения высвечивались названия кафедр. Для этого в окно «Выбранные поля» следует перенести еще и поле НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_ ПОЛНОЕ или НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_ КРАТКОЕ.

Рис. 5.19. Выбор колонки-источника для поля подстановки 

Рис. 5.19. Выбор колонки-источника для поля подстановки

   На следующем шаге (рис. 5.20) возможно задать признак упорядочения значений для поля подстановки.

Рис. 5.20. Выбор порядка сортировки 

Рис. 5.20. Выбор порядка сортировки

   В нашем случае удобно упорядочить по полю НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_ ПОЛНОЕ (рис. 5.21).

Рис. 5.21. Выбранное значение поля сортировки 

Рис. 5.21. Выбранное значение поля сортировки

   В появившемся далее окне (рис. 5.22) можно не только задать ширину столбцов (позиционировавшись на границу столбца и перетащив ее в нужном направлении), но и определить, сколько столбцов будет выводиться на экран при вводе значения в это поле: если оставить знак «V» в позиции «Скрыть ключевой столбец», то в нашем примере будет выводиться только НАИМЕНОВАНИЕ_КАФЕДРЫ_ПОЛНОЕ. Если эту «галочку» убрать, то будут выводиться оба поля: КОД_КАФЕДРЫ и НАИМЕНОВАНИЕ_ КАФЕДРЫ_ПОЛНОЕ.

 Рис. 5.22. Создание поля подстановки. Задание ширины столбцов

Рис. 5.22. Создание поля подстановки. Задание ширины столбцов

   При таком способе создания таблицы, несмотря на то, что реально в таблице будет храниться именно код кафедры, при просмотре таблицы в режиме таблицы будет выводиться не код кафедры, а ее наименование.

 
< Пред.   След. >