YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Базы данных. Проектирование и создание (С.М. Диго) arrow 5.5. Ввод данных в базу данных
5.5. Ввод данных в базу данных

5.5. Ввод данных в базу данных

   После того как завершено проектирование структуры базы данных, БД описана, можно приступать к вводу данных. Это можно сделать как сразу по окончании описания структуры таблицы, так и потом.
   Ввод и корректировка данных в режиме «Таблица»
   Как отмечалось выше, чтобы сразу после описания структуры таблицы в режиме Конструктора вводить данные в эту таблицу, надо перейти в режим таблицы. После сохранения описания таблицы, она высвечивается на экране в табличном виде (первая строка этой таблицы содержит имена полей таблицы, вторая - пустая, в которую и вводятся данные).
   Для того чтобы попасть в режим «Таблица» для ввода данных в уже существующую таблицу, надо в области переходов позиционироваться на нужной таблице и открыть ее. Каждая таблица содержит пустую запись, которая следует за последней существующей записью и предназначена для ввода новых данных (эта запись отмечена слева символом «звездочка»(*)).
   В Access для рационализации процесса ввода данных в БД можно использовать свойство поля «Значение по умолчанию». Свойство «Значение по умолчанию» позволяет указать значение, которое будет автоматически вводиться в поле при создании новой записи. В качестве значения по умолчанию чаще всего выбирается то значение, которое чаще всего встречается в записях БД. Например, для значения поля «Должность» в таблице, содержащей сведения о сотрудниках вуза, это будет «доцент». Обычно в качестве значения по умолчанию указывается постоянное значение, однако можно использовать и выражение. Например: для ввода текущей даты можно ввести выражение

=Date(),

использующее функцию «Date()», выводящую текущую дату. Если функция используется в выражении по умолчанию, то значение соответствующего поля может быть впоследствии изменено вручную.
   Выражения, которые используются в качестве значений по умолчанию, не должны содержать ссылки на элементы управления и другие поля, а также функции, определенные пользователем.
   Выражения могут записываться непосредственно или строиться с помощью «Построителя выражений».
   Надо с осторожностью относиться к использованию значений по умолчанию.
   Использование масок для ввода данных
   Об использовании масок ввода уже немного говорилось в разделе «Создание таблиц» и «Задание ограничений целостности». Рассмотрим некоторые другие примеры. Можно использовать маски для ввода конфиденциальной информации (если использовать маску типа «пароль», то вместо символов, введенных в поле, на экране будут изображаться звездочки (*)).
   Если, например, в институте принято обозначение студенческих групп, включающее две заглавные буквы, дефис и три цифры, то для этого поля можно использовать следующую маску ввода:

>LL\-000

   При этом не надо будет переключаться при вводе в верхний регистр, в качестве двух первых символов можно будет ввести только буквы, а последних трех - только цифры. Знак «-» вводится и хранится в записях БД не будет, он присутствует только в маске при вводе и выводе данных.
   Для ускорения ввода данных в текущее поле таблицы могут быть использованы определенные комбинации клавиш:

Таблица 5.4  

Клавиша
  

Действие
  

Ctrl-;
  

вводит текущую дату
  

Ctrl-:
  

вводит текущее время
  

Ctrl-Alt-пробел
  

вводит значение поля установленное по умолчанию
  

Ctrl-'(апостроф) или " (кавычки)
  

вводит значение того же поля из предыдущей записи
  


   Запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи.

Контрольные вопросы

   1. Что в Access называется базой данных?
   2. К какому классу относится СУБД Access?
   3. Каковы особенности реляционной модели данных?
   4. Как создать новую базу данных в Access?
   5. Как добавить новый объект в существующую базу данных?
   6. Какие способы создания таблиц вы знаете? В каких случаях следует использовать каждый из них?
   7. Какие типы полей допустимы в Access? Каковы особенности работы с полями каждого из этих типов?
   8. Какие способы создания полей подстановки вы знаете? В каких случаях следует использовать каждый из них?
   9. Какие преимущества дает использование полей подстановки?
   10. Какие ограничения накладываются на имена полей?
   11. Что называется ключом таблицы? Какие разновидности ключей вы знаете?
   12. Какими способами можно создать ключ?
   13. Является ли наличие ключа в таблице Access обязательным?
   14. В каких случаях задание ключа является обязательным?
   15. Какими специфическими особенностями обладает поле типа «счетчик»?
   16. Какие свойства полей вы знаете? Приведите примеры их использования.
   17. Как можно изменить структуру существующей таблицы?
   18. Как можно задать объединение таблиц? Какие способы объединения вы знаете? Как можно изменить тип объединения?
   19. Что такое «ограничения целостности»?
   20. Какие виды ограничений целостности вы знаете?
   21. В чем важность задания ограничений целостности?
   22. Что такое «ограничение целостности связи» и как они могут задаваться в Access?
   23. Какие способы задания ограничений целостности в Access вы знаете?

 
< Пред.   След. >