YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Информатика (Под общ. ред. А.Н. Данчула) arrow 3.3.1. Офисные системы
3.3.1. Офисные системы

3.3.1. Офисные системы

   В 80—90-х гг. произошел скачок в оснащении офисов персональными компьютерами. В первое время (а кое-где и по сей день) их применяли в первую очередь как «умные» печатающие машинки, поэтому особо востребованными оказались программы, предназначенные для работы с текстами — их создания и редактирования. Этот период развития программного обеспечения характерен отсутствием стандарта на программное обеспечение. Каждая фирма разрабатывала свою программу для решения определенной задачи, и результаты работы одной программы было не слишком легко, а иногда и невозможно использовать в другой: они оказывались плохо совместимыми. Одним из путей преодоления возникших трудностей было создание интегрированных программных систем. Примером такой системы может служить FrameWork, состоящий из трех функциональных частей: текстового редактора, позволяющего, в частности, работать со структурой документа, электронных таблиц (табличного процессора) и программы работы с базами данных. Другая интегрированная система — Works — также появлялась в свое время на российском рынке программного обеспечения.
   Это были, пожалуй, первые представители офисных систем, т. е. программных комплексов, осуществляющих информационную поддержку офисной деятельности. Какие же задачи призваны решать офисные системы и каким, исходя из этого, должен быть их состав? Ранее уже перечислялись компоненты офисных систем, ставшие традиционными, сейчас же постараемся несколько расширить перечень, исходя из имеющихся на рынке программ.
   Основная задача — это работа с текстами. Она, естественно, состоит из ряда подзадач:
   —  создание документов, включая сканирование и распознавание печатных и рукописных материалов, голосовой ввод информации;
   —  перевод текстов с/на иностранные языки;
   —  проверка орфографии и синтаксиса документа, требующая использования словарей и другой справочной литературы;
   —  оформление (форматирование), правка и редактирование документов, включение в них графических и мультимедиаобъектов;
   —  печать документов;
   —  рассылка и публикация документов;
   —  ведение архива документов.
   Эти задачи в основном решаются применением текстовых процессоров, систем оптического распознавания символов, программ автоматического перевода и различных электронных словарей.
   Вторая группа задач — задачи, связанные с вычислениями, преобразованиями, анализом и графическим представлением данных (традиционно эти задачи решают электронные таблицы — табличные процессоры).
   Следующая группа задач решается системами управления базами данных. Это задачи разработки (структуры) и ведения баз данных, содержащих информацию о сотрудниках, клиентах, заказчиках и т. п., задачи поиска в базах данных необходимой информации.
   Четвертая группа задач — планирование и организация деятельности (программы-планировщики и организаторы или органайзеры).
   Пятая группа — задачи коммуникаций как в пределах организации, так и за ее пределами.
   В последнее время все актуальнее становится задача Web-публикаций, предлагаются как самостоятельные средства ее решения, так и включение «подручных» средств (причем достаточно удобных и качественных) в отдельные компоненты офисных систем.
   Какова же дальнейшая история развития офисных систем и насколько они отвечают сформулированным требованиям?
   В 1990 г. компания Microsoft впервые объединила свои самые популярные программы в одну офисную систему — Office. Тогда «в одном флаконе» оказались: текстовый процессор Word, электронные таблицы Excel, система управления базами данных (СУБД) Access, средство подготовки презентаций Power Point. Включалась в некоторые выпуски и программа-планировщик Schedule+. Три последовавшие за этим версии Microsoft Office уверенно заняли на рынке бизнес-программ первое место.
   В настоящее время офисная система Microsoft Office существует в нескольких вариантах: стандартном, профессиональном и расширенном.
   Основные приложения в составе MS Office — это Word, Excel, Access, Power Point и Outlook. В расширенный выпуск входят дополнительно два приложения: Front Page и PhotoDraw. Приложение Publisher также входит во все выпуски, кроме стандартного.
   Текстовый процессор Word предназначен для работы с текстовыми документами, т. е. для их создания, просмотра, правки и печати. С его помощью можно создавать как краткие текстовые документы, так и многостраничные документы сложной структуры, включающие таблицы, формулы, графические и другие объекты. В Word встроены мощные средства проверки правописания и работы со словарями. Приложение позволяет автоматизировать такую рутинную операцию, как подготовка серийных писем, поддерживает автоматическое создание оглавлений и указателей.
   Табличный процессор Excel предназначен для работы сданными, организованными в виде таблиц. Введение такой структуры данных (см. п. 1.1) позволяет эффективно организовывать вычисления, преобразовывать данные, представлять данные графически и в виде сводных таблиц, проводить анализ данных с использованием процедур математической статистики, осуществлять сравнение нескольких возможных вариантов решения и поиск оптимального решения.
   СУБД Access предназначена для работы с данными, имеющими более сложную структуру. Она служит для создания базы данных, первичного наполнения ее данными, последующего пополнения и модификации данных, а также организации поиска в базе данных (подробнее см. пп. 3.3.2).
   Кратко охарактеризуем основные объекты Access.
   Таблица — базовый элемент хранения информации — представляет собой совокупность записей одной структуры. Запись — структурированная совокупность логически связанных полей.
   Запрос предназначен для извлечения из отдельных таблиц и запросов данных в соответствии с заданным критерием. Может содержать поля, значения которых формируются по значениям других полей (вычисляемые поля).
   Формы предназначены для удобства ввода, просмотра и редактирования информации. Могут содержать подчиненные формы для отображения данных из связных таблиц.
   Отчеты служат для представления данных из таблиц и запросов в определенном формате, в удобной для восприятия форме. Позволяют группировать и сортировать информацию.
   PowerPoint служит для подготовки и демонстрации слайдовых презентаций. Каждый слайд может содержать объекты различных типов: тексты, таблицы, графику, аудио- и видеофрагменты. Графические и текстовые объекты могут быть анимированы. Слайды могут сменять друг друга с различными эффектами. Демонстрация может идти либо автоматически (с заранее заданной продолжительностью каждого кадра), либо регулироваться ведущим. Параллельно с созданием презентации может быть сформирован комплект раздаточных материалов для аудитории.
   Outlook — приложение, выполняющее функции органайзера- планировщика и обладающее широким набором соответствующих возможностей. Среди них:
   —  планирование личного времени — составление графика встреч и событий, как происходящих однажды, так и повторяющихся, происходящих по определенному графику (встреча — мероприятие, для которого резервируется интервал времени, событие — мероприятие, проходящее в определенный день, но не имеющее времени начала и окончания);
   —  планирование и организация собраний совместно с другими пользователями (собрание — мероприятие, для которого резервируется интервал времени и которое требует согласования с другими участниками);
   —  составление списка личных задач, назначение задач другим пользователям и контроль их выполнения;
   —  ведение базы данных корреспондентов (контактов — в терминах Outlook);
   —  отправка и получение информации по факсу и электронной почте;
   —  автоматический набор номера корреспондента, отслеживание длительности телефонного разговора и сохранение заметок, сделанных во время разговора;
   —  автоматическое ведение записей о ежедневной деятельности (например, время обращения к отдельным программам и файлам);
   —  создание заметок и их отправка по электронной почте.
   Любой документ Word, рабочая книга (так называется документ Excel) Excel или презентация Power Point исключительно средствами этих приложений преобразуются в формат HTML и могут быть сохранены на доступном Web-узле.
   Front Page — программа Web-дизайна, позволяющая создавать сложные и комплексные Web-страницы (входит только в расширенный выпуск MS Office 2000).
   PhotoDraw — приложение, предназначенное для обработки графических файлов, — позволяет выполнить практически все операции обработки изображений, которые могут потребоваться в основных приложениях MS Office 2000.
   Publisher — средство создания иллюстрированных публикаций по уже существующим шаблонам. Позволяет разделять цвета и выполнять сжатие публикаций перед пересылкой на печать.
   Офисная система Microsoft Office полностью русифицирована компанией Microsoft и официально распространяется на российском рынке (хотя «пиратских» копий у нас используется значительно больше).
   В 2003 г. вышла на российский рынок офисная система Star Office фирмы Sun Microsystems. Главной особенностью Star Office является практически полная межплатформенная совместимость, что позволяет обмениваться файлами с коллегами, работающими на разных аппаратных платформах и в разных операционных средах.
   Состав этой офисной системы традиционен: текстовый процессор; электронные таблицы, позволяющие организовывать вычисления и проводить анализ данных; средство создания презентаций; средства работы с реляционной базой данных; встроенный инструмент создания трехмерных изображений; инструмент координирования деятельности сотрудников, планирования задач, мероприятий, встреч в течение дня, недели, месяца; средство коммуникации, используемое при работе с электронной почтой. В зависимости от потребностей пользователя может формироваться любой набор из вышеуказанных компонентов.
   В первые годы распространения персональных компьютеров в нашей стране освоение зарубежного программного обеспечения требовало немалых усилий от пользователей, поскольку в большинстве своем программы не были русифицированы и к тому же практически отсутствовала учебная литература. Альтернативой зарубежным текстовым редакторам явился Лексикон, который долгое время был стандартом для использования в государственных учреждениях, а в настоящее время входит в серию программных продуктов под названием «Русский офис» компании «Арсеналъ». Эта серия содержит следующие компоненты:
   —  Лексикон XL5 — текстовый редактор с встроенными электронными таблицами;
   —  СократПроф. — система автоматизированного перевода текстов;
   —  СократИнтернет — система автоматизированного перевода HTML-страниц;
   —  ДИСКо Командир — файловый менеджер;
   —  Дела в порядке — персональная система управления информацией, предназначенная для организации архива документов, содержащая планировщик и записную книжку, расширяющая возможности услуг электронной почты.
   Программы «Русского офиса» сравнительно просты, обладают хорошим ассортиментом функций и низкой стоимостью.

 
< Пред.   След. >