YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Информатика (Под общ. ред. А.Н. Данчула) arrow 3. Основы работы в текстовом редакторе WORD 97/2000
3. Основы работы в текстовом редакторе WORD 97/2000

3. Основы работы в текстовом редакторе WORD 97/2000

   При запуске приложения WORD 97 (например, из меню Программы кнопки Пуск) на экране в стандартной ситуации появляется два окна: внешнее и внутреннее. Набивка и редактирование документа идут в окне документа (внутреннее окно). А управление этим процессом — команды меню, кнопки панели инструментов (наиболее часто используемые команды) — выполняется из окна приложения (внешнее окно). В окне приложения можно открыть несколько окон документов.

Работа с окнами документов

   Окно нового документа формируется командой Создать (меню Файл), если речь идет о создании нового документа, и командой Открыть (меню Файл), если речь идет о продолжении работы с уже имеющимся (созданным и сохраненным ранее) документом. Работу с уже имеющимся документом можно также начать при помощи двойного щелчка левой клавишей мыши по значку соответствующего файла в окне Проводник или Мой компьютер. Если нужно увидеть сразу все открытые окна документов, используем команду Упорядочить все в меню Окно. Переход от окна к окну описан выше.
   Для удобной работы важно регулировать вид окна с помощью меню Вид. Рекомендуем выбирать режим Разметка страницы, а в команде Масштаб — параметр По ширине страницы. Кроме того, следует в команде Панели инструментов указать Стандартная, Форматирование, Рисование.
   В отличие от предыдущих версий текстового процессора Word, в Word 2000 панели инструментов автоматически настраиваются (изменяются порядок и набор видимых на экране кнопок). Если Вы хотите видеть все кнопки на постоянных местах и не хотите, чтобы панель инструментов изменялась после каждой операции, выберите команду Настройка из меню Сервис и во вкладке Параметры снимите отметку (щелчком левой клавиши мыши) Стандартная панель и панель форматирования в одной строке. Чтобы зафиксировать еще и перечень команд в раскрывающихся меню, следует на той же вкладке снять отметку В меню сначала отображаются последние использованные команды.

Параметры страницы и абзаца. Стили

   Чтобы каждый раз не начинать создание документа с настройки всех параметров текста, можно выполнить эту работу однажды, определив множество стилей, с которыми Вы будете работать. Стиль — это совокупность параметров оформления абзаца. Множество стилей, предназначенных для создания документа определенного типа, вместе с параметрами страницы называется шаблоном. Если Вы создаете новый документ с помощью команды Создать меню Файл, то Вам предлагается выбрать для него шаблон из уже имеющихся в программе. Если Вы создаете новый документ с помощью кнопки на панели инструментов, то используется шаблон Обычный. В этом шаблоне определены стиль Обычный, несколько стилей заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.), стиль сноски и т. п. Рекомендуется привести шаблон Обычный в соответствие с Вашими представлениями о том, как должен выглядеть документ.
   Во-первых, следует изменить параметры страницы (Файл -» Параметры страницы):
   —  выбрать размер листа бумаги и ориентацию его при печати — вкладка Размер бумаги: размер, как правило, A4 — 210x297 мм, а ориентация — книжная (альбомная используется реже). Лист бумаги вставляется в принтер всегда одной и той же стороной в соответствии с инструкцией к данному принтеру, а разворот печати на странице выполняется программно;
   —  установить поля — вкладка Поля. Задать левое, правое, нижнее и верхнее поля.
   Чтобы применить новые значения параметров к Вашему документу, следует щелкнуть по кнопке ОК. Если все документы, которые созданы или будут созданы на основе шаблона Обычный, должны иметь эти параметры, следует предварительно выполнить щелчок по кнопке По умолчанию.
   Во-вторых, рекомендуется изменить стиль Обычный. Когда курсор места ввода находится в некотором абзаце, то название стиля этого абзаца видно в окне стилей в левой части панели инструментов: обычный. Выберем в меню Формат команду Стиль... . В списке стилей (в левой части окна) выделен Обычный. В правой части окна помещены описание этого стиля, образец расположения абзаца и образец шрифта. Щелчок по кнопке Изменить открывает окно Изменение стиля, в котором дается более подробная характеристика этого стиля. Щелчок по кнопке Формат в этом окне открывает список характеристик, из которых надо выбрать (щелчком левой клавиши мыши) ту, которую будем изменять.
   Изменим сначала шрифт. В открывшемся одноименном окне (и одноименной вкладке) выберем шрифт (Times New Roman), начертание (Обычный), размер (14). Подтверждаем установленные параметры щелчком по кнопке OK, после чего происходит возврат в окно Изменение стиля.
   В открывшемся после щелчка по кнопке Формат списке выбираем Абзац. Во вкладке Отступы и интервалы указываем:
   —  Выравнивание (относительно краев абзаца) — по ширине;
   —  Уровень — основной текст;
   —  Отступ (краев абзаца от границ полей рабочей области) — обычно равен нулю;
   —  Первая строка описывает первую строку абзаца («красную строку»). В левом окне выбирается отступ, а в правом — его размер (как правило, 1,27 см).
   Осталось установить межстрочный интервал (междустрочный), чаще всего полуторный.
   Все внесенные изменения сразу же показываются на приведенном в специальном окне образце, что поможет Вам узнать назначение остальных параметров. Завершаем установку параметров абзаца щелчком по кнопке ОК.
   Теперь выберем команду Язык (в списке, открывшемся при щелчке по кнопке Формат в окне Изменение стиля). В окне Язык выберем Русский. Теперь Word будет использовать словарь русского языка для проверки орфографии и расстановки переносов.
   В окне Изменение стиля надо отметить Добавить в шаблон, затем щелкнуть по кнопке ОК. В окне Стиль следует теперь щелкнуть по кнопке Применить, и изменение стиля Обычный завершено.
   Также можно изменить другие стили шаблона Обычный. Но при открытии Вашего файла на другом компьютере вид документа может измениться, поскольку будут использоваться параметры стилей, определенные на том компьютере. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуется создавать свои шаблоны и стили (они переносятся с документом) со своими, а не стандартными для Word именами.
   Создание нового стиля происходит аналогично, только в окне Стиль используется кнопка Создать.... При этом открывается окно Создание стиля, в котором надо указать в специальном поле имя нового стиля, а затем работать с кнопкой Формат.
   Надо иметь в виду, что маркер абзаца (символ конца абзаца) хранит его параметры и удаление этого символа может привести к изменению формата абзаца.

Сохранение документа

   После окончания создания нового документа (а более правильно — первого же его абзаца) его необходимо сохранить (на диске, в папке). Для этого используется команда Сохранить (меню Файл), которая открывает управляющее окно, где следует выбрать диск, папку (в окне Папка) и присвоить документу имя (ввести с клавиатуры в окне Имя файла). После первого сохранения документа в дальнейшем мы работаем по умолчанию именно с этим документом. И если после его редактирования мы снова выполним команду Сохранить, то управляющее окно уже не появится, так как ОС сохранит отредактированный документ с тем же именем. Если же мы хотим после редактирования документа сохранить его новую версию с новым именем (одновременно оставив и старую версию, «до редактирования»), то используем команду Сохранить как (меню Файл).
   Рекомендуется сохранять файл после каждого существенного исправления. Для этого можно использовать кнопку на панели инструментов.

Ввод и редактирование текста

   При вводе текста разбивка на строки и страницы происходит автоматически в зависимости от установленных параметров. Для перехода к новому абзацу используется клавиша Enter. При нажатии этой клавиши там, где в данный момент находится курсор ввода, произойдет перенос на новую строку с сохранением формата абзаца. Начать новую страницу, не заполнив до конца предыдущую, позволяет команда Разрыв... из меню Вставка или комбинация клавиш Ctrl + Enter.
   Если какая-то операция была выполнена по ошибке, то вернуться к предыдущему состоянию можно при помощи команды Отменить (предыдущее действие) из меню Правка. Соответствующая этой команде кнопка позволяет отменить несколько последних действий (один щелчок по кнопке — одно действие), вернуться на несколько шагов назад. Правда, в некоторых ситуациях эта команда не «работает».
   Для выяснения причины трудностей, возникших при редактировании текста, бывает полезно вывести на экран специальные символы (конец абзаца, пробел и др.), находящиеся в документе, для чего используется кнопка на панели инструментов.

Редактирование фрагментов текста

   Для удаления, переноса и повторения фрагментов текста используют специальный буфер обмена, с которым работают при помощи команд Вырезать, Копировать и Вставить из меню Правка. На панели инструментов есть соответствующие этим командам кнопки. При работе с буфером обмена следует:
   1)  пометить (выделить) требуемый фрагмент (весь документ выделяется командой Выделить все из меню Правка);
   2)  выполнить команду Копировать или Вырезать;
   3)  поместить курсор места ввода в начало вставки фрагмента (если речь идет о размножении или перемещении фрагмента);
   4)  выполнить команду Вставить.
   После выполнения команды копирования/вырезки можно закрыть приложение-источник (в нашем случае — Word): информация, помещенная в буфер обмена, все равно будет находиться там до следующей команды Копировать или Вырезать. При этом вставку из буфера обмена можно выполнить в другой документ того же или другого приложения. Для этого следует открыть нужный документ или приложение, установить в требуемом месте курсор ввода и выполнить команду Вставить из меню Правка активного окна. Таким образом буфер обмена обеспечивает передачу данных между различными приложениями. Например, можно включить в документ Word рисунок, созданный программой Paint, или диаграмму, построенную средствами Excel.
   Если фрагмент надо просто удалить, то после его выделения достаточно нажать клавишу Del.

Дополнительные элементы оформления

   Для формирования сносок используем команду Сноска из меню Вставка. Предварительно нужно поместить курсор места ввода туда, где должен стоять знак сноски. Для возвращения в основной текст по завершении ввода текста сноски в специальном поле достаточно выполнить щелчок в любом месте основного текста.
   Для создания колонтитула используем команду Колонтитулы из меню Вид. При этом появляется дополнительная панель с кнопками для управления формированием колонтитула. После ввода необходимого текста для выхода в обычный режим щелкаем по кнопке Закрыть на этой панели.
   Параметры нумерации страниц — положение номера на листе, выравнивание, шрифт, с какой страницы начать нумерацию - задаются командой Номера страниц из меню Вставка. Если нумерация страниц стала не нужна, следует двойным щелчком левой клавиши мыши на номере страницы открыть окно редактирования колонтитула (номер страницы — это частный случай колонтитула) и удалить номер на одной из страниц. В результате будут удалены номера страниц во всем документе.
   Для формирования списка используем команду Список из меню Формат, где выбираем требуемый вид списка. Для выхода из режима списка достаточно дважды нажать клавишу Enter. При работе со списком (и с любым абзацем) для изменения отступа от границ полей листа удобно использовать кнопки на панели инструментов.
   Вставка рисунка выполняется командой Рисунок из меню Вставка. При этом курсор ввода должен находиться в месте вставки. Вставлять можно либо рисунок из некоторого файла, либо картинку из коллекции приложения Word.

Создание таблиц

   Для построения таблицы следует использовать команду Добавить таблицу из меню Таблица. При этом курсор ввода должен находиться в той строке, где должна начинаться таблица.
   Ввод текста с требуемыми параметрами (абзац, шрифт) внутри любой ячейки таблицы ведется по тем же правилам, что и обычно. Щелчок в ячейке помещает в нее курсор ввода и позволяет начать с ней работу. Добавить строку, удалить ячейку, выделить строку или столбец можно одноименными командами меню Ткблицд. Однако важно помнить, что перед выполнением этих команд нужно установить курсор ввода в нужное место и в случае неудачного действия не забывать о возможности его отмены командой или кнопкой Отменить.
   При выделении элементов таблицы следует различать выделение ячейки/ячеек и выделение фрагмента содержимого ячейки (разные формы курсора мыши). Строка таблицы выделяется так же, как и строка документа. Столбец таблицы выделяется при соответствующей форме курсора мыши над столбцом (направленная вниз черная стрелка).
   Изменять высоту строки и ширину столбца можно перемещением соответствующей границы при помощи мыши («схватить и перенести»), когда курсор мыши на границе строки (столбца) принимает форму перечеркнутой двунаправленной стрелки. Однако для точной установки размеров рекомендуем использовать команду Высота и ширина ячейки из меню Таблица.
   Для улучшения вида таблицы ее можно обрамить (с точностью до одной стороны одной ячейки) и окрасить (с точностью до одной ячейки). Для этого используем команду Ц>аницы и заливка из меню Формат (закладка Граница). Обратите внимание на список Применить к: в этом окне. Используя эту команду на закладке Страница, мы можем обрамить и окрасить любой фрагмент текста.
   В Word 97 при вставке рисунка в ячейку таблицы следует предварительно щелчком правой клавиши мыши на этом рисунке открыть контекстное меню, в котором выбрать Формат рисунка и в закладке Положение щелчком мыши отключить опцию (признак) Поверх текста. В Word 2000 этой проблемы нет.

Печать документа

   Прежде чем печатать готовый документ, рекомендуется сначала просмотреть его при помощи команды Предварительный просмотр из меню Файл.
   Для печати документа используется одноименная команда из меню Файл. Здесь можно задать Количество копий и Диапазон печати:
   —  все страницы документа;
   —  конкретные страницы;
   —  текущую страницу (ту, где находится курсор места ввода);
   —  предварительно выделенный фрагмент текста.

Переносы и проверка правописания

   В обычном режиме редактор работает без переносов по слогам, т. е. слова переносятся целиком. Для выполнения переноса по слогам выполняем команду Язык -> Расстановка переносов из меню Сервис. Здесь удобно пометить Автоматическую расстановку переносов. Чем меньше Ширина зоны переноса слов, тем меньше может быть слог, остающийся на строке перед переносом, и тем плотнее будет в результате текст (и тем чаще будут переносы, что может быть не очень красиво).
   Очень удобна автоматическая проверка правописания (Сервис -> Правописание). Для проверки у нас должен быть выбран русский язык (выделить весь текст, затем Сервис -> Язык -> Выбрать язык, выбираем в списке Русский, затем последовательно щелкаем по кнопкам По умолчанию, Да и OK в появляющихся окнах). Подчеркивание слова красной волнистой линией показывает, что в нем есть орфографическая ошибка. Если на самом деле ошибки нет, то причина пометки — отсутствие этого слова в словаре Word. Удалить такую пометку можно командой Пропустить все (вызываемой щелчком правой клавиши мыши на данном слове). Подчеркивание зеленой волнистой линией указывает на синтаксическую или стилистическую ошибку.

Общая настройка параметров приложения Word

   Общая настройка параметров, например интервал времени, через который происходит автоматическое сохранение текста, задается командой Параметры меню Сервис. Так, в закладке Общие указываются единицы измерения (сантиметры), в закладке Сохранение — время для автосохранения. В этой закладке не следует отмечать опцию разрешить быстрое сохранение — такое сохранение существенно увеличивает размер сохраняемого файла.

 
< Пред.   След. >