YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Информатика (Под общ. ред. А.Н. Данчула) arrow 4. Основы работы в табличном процессоре Excel 97/2000
4. Основы работы в табличном процессоре Excel 97/2000

4. Основы работы в табличном процессоре Excel 97/2000

Ячейка. Рабочий лист

   Рабочий лист представляет собой электронную таблицу, содержащую 256 столбцов и 65 536 строк. Как правило, реальные таблицы не столь велики и при работе используется лишь часть листа Excel, однако и эта часть обычно занимает несколько печатных листов. Увидеть границы печатного листа на экране (пунктирная линия) можно после задания его параметров (Файл -> Параметры страницы).
   Перейти к нужному листу можно щелчком по его закладке, которая находится в нижней части окна. Листы можно добавлять (Вставка -> Лист), удалять (Правка -> Удалить лист) или переименовывать (после двойного щелчка левой клавишей мыши по закладке ввести новое имя вместо выделенного).

Ввод информации в ячейку. Строка формул

   Для ввода информации ячейку надо сделать активной. Для этого следует щелкнуть по ячейке левой клавишей мыши. Рамка активной ячейки становится двойной. Адрес активной ячейки появляется в левой части строки формул, находящейся под панелью инструментов. Вводимая информация (текст, число, дата или формула) отражается в строке формул, где появляются кнопки для подтверждения ввода или его отмены.
   Завершить ввод можно также клавишей Enter. Если требуется исправить данные в ячейке, не вводя все заново, то надо сначала двойным щелчком левой клавиши мыши в строке формул указать место ввода изменений (мигающая вертикальная черта).

Выделение группы ячеек

   Как известно, сначала надо указать объект, а уже потом выбрать операцию с ним. Способы выделения различных объектов — групп ячеек — приведены в табл. I и II.

Таблица I. Способы выделения различных фрагментов таблицы

Таблица I. Способы выделения различных фрагментов таблицы 

   Щелчок по пустой кнопке в левом верхнем углу (на пересечении строки с именами столбцов и столбца с номерами строк)  Когда строка выделена, ее можно удалить (Правка -> Удалить) или вставить перед ней новые (пустые) строки (Вставка -> Строки). Аналогично и со столбцами (Вставка -> Столбцы, Правка -> Удалить). Для отмены выделения достаточно щелчка мыши вне выделенной области.

Форматирование ячейки

   При вводе текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа — по правому. Оформление ячейки можно изменить; к данным применимы те же операции форматирования, что и в Word: выбор шрифта, его размера, способа выравнивания, обрамления и «заливки» (штриховки или закрашивания) ячейки или выделенной группы ячеек. Кроме этого определено множество специальных форматов чисел (денежный, проценты, дроби, даты) и способов расположения текста: по вертикали, под углом, в несколько строк. Доступ к ним — через меню Формат -> Ячейки... Затем выбирается вкладка:
   Число — для определения формата;
   Выравнивание — для объединения ячеек или выбора способа расположения текста (например, опция переносить по слогам позволяет расположить текст в несколько строк в пределах одной ячейки);
   Шрифт — для задания шрифта;
   Граница — для выбора способа обрамления;
   Вид — для выбора способа заливки.

Таблица II. Способы выделения групп ячеек

Таблица II. Способы выделения групп ячеек

   В последнем случае отменить выделение можно повторным нажатием клавиши F8.
   Ширину столбца также изменяют при помощи меню Формат -> Столбец -> Ширина. Эту же операцию можно выполнить «перетаскиванием» вертикальной черты, разделяющей имена, когда курсор имеет вид двунаправленной стрелки, разделенной параллельными линиями. Двойной щелчок «мыши» на этой черте приводит к автоматическому подбору ширины столбца по тексту наибольшей длины. Аналогично можно изменять и высоту строки (Формат -> Строка -> Высота).

Формулы. Ввод адреса ячейки. Мастер функций

   Электронные таблицы позволяют вести расчеты с использованием формул.
   Формулы могут содержать имена функций из библиотеки стандартных функций и символы математических операторов (табл. III).

Таблица III. Математические операторы

Таблица III. Математические операторы

   Для ввода формулы надо выполнить следующие действия:
   —  выделить ячейку, в которой будет находиться результат;
   —  набрать знак равенства (=) на клавиатуре или «нажать» кнопку с этим знаком в строке формул;
   —  набрать текст формулы, например 3*D2, где D2 — адрес ячейки — либо набирается на клавиатуре (только латинские буквы), либо вводится щелчком по этой ячейке;
   —  завершить ввод формулы клавишей Enter или кнопкой с зеленой «галочкой» в строке формул.
   По выполнении этих действий в ячейке появляется результат вычисления по введенной формуле, а в строке формул — сама формула.
   При изменении значений ячеек с исходными данными результат автоматически перевычисляется.
   Операция Суммирование (сложение) используется чаще других. Поэтому для обращения к ней предусмотрена специальная кнопка на панели инструментов ( я ). В качестве слагаемых Excel предлагает ячейки, которые содержат числовые значения и расположены подряд в примыкающем к ячейке-результату столбце (или строке). При необходимости указать другие ячейки следует выделить их при помощи мыши.
   В вычислениях можно использовать стандартные встроенные функции. Для удобства они разделены на классы: тригонометрические функции, статистические и др. Обратиться к ним можно при помощи Мастера функций.

Копирование и перемещение. Автозаполнение

   Курсор мыши при перемещении по экрану принимает различные формы, и стандартные операции с мышью могут приводить к различным результатам.
   Если курсор мыши при указании на границу выделенной области (ячейки) имеет вид то перемещение мыши при нажатой левой клавише приводит к перемещению выделенной области (ячейки).
   Если курсор имеет вид «+»(при указании на правый нижний угол активной области или ячейки), то перемещение мыши при нажатой левой клавише приводит к копированию выделенной области (ячейки). Если выделенные ячейки содержат элементы арифметической или геометрической прогрессии, то такое копирование позволяет получить следующие ее члены.
   Аналогично строятся списки дней недели, месяцев и т. п. Меню Сервис -> Параметры -> Списки позволяет узнать, какие списки можно получить таким образом.

Копирование формул. Абсолютная и относительная адресация

   Для проведения однотипных вычислений вместо повторного набора формулы целесообразно использовать копирование. При копировании формулы адреса ячеек, содержащиеся в ней, изменяются в зависимости от ее нового положения (относительная адресация). Если надо оставить неизменным имя столбца и/или номер строки (т. е. использовать абсолютную адресацию), перед ним в формуле следует поставить знак «$».

Содержание ячейки

   Ячейка представляет собой многослойный объект:
   —  значение, которое мы видим в таблице;
   —  формула, по которой это значение получено (когда ячейка активна, формулу можно увидеть в строке формул);
   —  формат значения,
   —  примечание (его можно добавить при помощи меню Вставка -> Примечание... и распечатать, указав соответствующую опцию. Красная точка в правом верхнем углу ячейки указывает на то, что она имеет примечание).

Построение и редактирование диаграмм

   Графическое представление числовых данных существенно облегчает их восприятие. Поэтому в Excel включена возможность построения разнообразных диаграмм.
   Для получения диаграммы следует, выделив данные, обратиться к Мастеру диаграмм. При этом следует заранее представить себе, как будет выглядеть диаграмма и какова ее смысловая нагрузка.
   Мастер диаграмм построит диаграмму за четыре шага:
   1.  На первом шаге выбирается тип диаграммы. «Стандартные» предназначены для печати, «Нестандартные» — для демонстрации на экране. Выбор типа осуществляется щелчком по изображению диаграммы.
   2.  На втором шаге уточняются диапазон данных и их расположение: по строкам или по столбцам.
   3.  На третьем шаге вводятся подписи осей и название диаграммы, можно задать подписи данных, добавить «легенду» — расшифровку обозначений.
   4.  На последнем шаге определяется место расположения диаграммы: на отдельном листе или на уже имеющемся.
   В результате на рабочем листе получается диаграмма, выделенная как объект (черные метки в углах и серединах сторон). Ее можно передвигать на другое место как целое и изменять ее размеры (за черные метки).
   Щелчок по отдельному элементу диаграммы выделяет этот элемент, а щелчок правой клавишей мыши по выделенному элементу открывает относящееся к нему меню.

Сортировка

   Одной из распространенных операций по организации данных является упорядочивание, или сортировка. Для сортировки по одному признаку следует выделить одну ячейку в том столбце, по которому производится сортировка. Затем — пиктограмма (по убыванию или по возрастанию).
   Если же требуется выполнить сортировку по одному признаку, а в группе записей с одинаковым значением признака — по другому (и, возможно, еще и по третьему), то следует обратиться к меню Данные -> Сортировка.... Для каждого признака надо указать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию, заполнив соответствующие поля диалогового окна.

Поиск по указанному критерию

   Если требуется выбрать лишь часть строк таблицы (например, те строки, которые в столбце «месяц» содержат «июль»), т. е. нужны лишь данные, удовлетворяющие определенному критерию, применяется фильтрация. Рассмотрим более распространенный вариант — Автофильтр.
   Активизируем одну из непустых ячеек таблицы. При выборе пункта меню (Данные -> Фильтр -> Автофильтр) у названий столбцов появляются стрелки свернутых списков. При щелчке по кнопке со стрелкой открывается список значений данного поля. Щелчок по значению в списке позволяет отобрать лишь строки с данным значением указанного поля.
   При выборе пункта Условие открывается диалоговое окно для задания сложного условия, которое может состоять из двух частей, соединенных логической связкой и/или.
   После выполнения операции номера строк отобранных записей и кнопка-стрелка поля признака выделены синим цветом. Полученное множество записей можно затем отфильтровать и по другим признакам.
   Отказаться от фильтрации по какому-либо признаку можно выбором строки «(Все)» в списке значений поля. Полный отказ от фильтрации: Данные -> Фильтр -> Автофильтр (повторный выбор опции, отмеченной «галочкой», выключает ее). При этом должна быть активна одна из непустых ячеек внутри таблицы.

Работа с уровнями таблицы. Итоги

   Таблицу можно рассматривать с разной степенью детализации, на разных уровнях. Так, например, на самом нижнем уровне находятся ячейки, содержащие исходную информацию, на более высоком — ячейки, содержащие результаты вычислений. Можно «скрыть» исходную информацию и оставить для рассмотрения только итоговые строки или столбцы (управляет этим меню Данные -> Структура).
   В таблицу можно включать дополнительные строки, содержащие промежуточные итоги. Например, в таблицу, строки которой содержат данные о ежемесячных выплатах (с января по декабрь) сотрудникам некоторой организации (структура таблицы: первый столбец — «месяц», второй столбец — «ФИО», третий столбец — «Выплачено за месяц»), добавить строки, содержащие данные о суммарных выплатах каждому сотруднику за год. Для этого следует предварительно упорядочить (отсортировать) множество записей по тому признаку, по значению которого записи разбиваются на группы (в данном случае — по столбцу «ФИО»), затем в диалоговом окне Данные -> Итоги указать:
   —  поле, по значению которого записи разбиваются на группы (в нашем примере — «ФИО») (выбирается в окне «При каждом изменении в:);
   —  функцию, которая используется при получении итоговых значений (в нашем примере — «сумма») (выбирается в окне «Операция»);
   —  данные, к которым применяется функция (в нашем примере — «Выплачено за месяц») (отмечаются галочками поля в окне «Добавить итоги по:»).
   В результате в таблицу будут добавлены новые строки — итоговые. Изменится и левое поле: в нем обозначены уровни структуры таблицы. При переходе ко второму уровню (кнопка с цифрой «2») «скрываются» все исходные строки — строки третьего, самого низкого уровня.
   Щелчок по кнопке «+» позволяет развернуть список, соответствующий строке итогов.
   Для удаления итоговых строк обращаемся к меню: Данные -> Итоги... -» Убрать все.
   Для того чтобы произвольные строки или столбцы не выводились на экран, их следует предварительно выделить (только строки или только столбцы) и выполнить команду меню Формат -> Строка/Столбец -> Скрыть. Если требуется вывести на экран скрытые строки или столбцы, надо сначала выделить соседние со скрытыми строки (столбцы), а затем выполнить команду Формат -> Строка/Столбец -> Отобразить.

Подготовка к печати

   Перед тем как печатать документ, надо выполнить настройку команды Параметры страницы... меню Файл. Размер бумаги, поля и ориентация листа задаются, как в Word. Но Excel обладает еще рядом возможностей.
   Вкладка Страница позволяет установить масштаб. Благодаря этому можно разместить большую таблицу на заданном количестве листов, поручив программе подобрать соответствующий размер ячеек и шрифта.
   Вкладка Лист дает возможность установить порядок печати таблицы: по вертикали (вниз, затем вправо) или по горизонтали (вправо, затем вниз).
   На странице может быть обозначена разбивка на ячейки (сетка).
   Можно задать печать рисунков в черно-белом варианте, когда различные цвета автоматически заменяются штриховкой различного типа.
   Вкладка Колонтитулы дает возможность отказаться от печати колонтитулов или установить их по своему вкусу.
   Вкладка Поля позволяет не только задать верхнее, нижнее, левое и правое поля, но и установить центрирование на странице как горизонтально, так и вертикально.

 
< Пред.   След. >