YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Информатика (А.В. Терехов, А.В. Чернышев, В.Н. Чернышев) arrow 6.1. Текстовый процессор Microsoft Word
6.1. Текстовый процессор Microsoft Word

6.1. Текстовый процессор Microsoft Word

   Microsoft Word для Windows разработка фирмы Microsoft, относится к текстовым редакторам, а точнее к текстовым процессорам, так как к текстовым редакторам относят программы, ориентированные на обработку простых текстов. К текстовым редакторам, во-первых, относят встроенные в систему программирования (С++, Turbo Pascal и др.) редакторы программ, во-вторых, включаемые в операционные оболочки редакторы (Norton Commander, NotePad и др.). Возможности текстовых процессоров (редакторов документов) значительно шире. Они позволяют работать с таблицами, диаграммами, стилями, рисунками, позволяют форматировать документ, вставлять в документ графические файлы и т.д.
   Поскольку Word работает в графической операционной среде (ОС) Windows, одним из его достоинств является удобство в использовании.
   Управление всеми опциями и командами осуществляется с помощью мыши, если мыши нет, большинство функций можно вызвать с помощью специальных комбинаций клавиш («горячих» клавиш). Это экономит время, которое тратится на обращение к меню и подменю.
   Word позволяет просмотреть на экране дисплея готовый к печати документ, все символы отображаются на экране так, как они будут выглядеть на печати.
   Word является многофункциональной программой обработки документов, по возможностям не уступает издательским системам. В нем можно создавать тексты (одноколоночные и многоколоночные), графики, таблицы, иллюстрации. Можно импортировать тексты и иллюстрации многих форматов из других программ и встраивать в текст документа. В результате такой операции они становятся частью текстового файла.
   Основные возможности Word представлены ниже.
   1. Возможность создания нового документа с помощью специальных шаблонов (в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов).
   2. Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.
   3. Автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа.
   4. Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.
   5. Расширенные возможности форматирования документа. В отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку. 6. Использование стилей для быстрого форматирования документа.
   7. Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.
   8. Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.
   9. Включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т. д.
   10. Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернет.
   11. Возможность работы с математическими формулами.
   12. Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.
   13. Возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).
   14. Расширенные возможности индексации готового документа.
   15. Встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.
   Запуск Word осуществляется из ОС Windows командой Пуск > Программы > Microsoft Word. На экран дисплея загрузится рабочее окно документа Microsoft Word.
   Основные элементы окна Word те же, что и в других приложениях. Это строка заголовка программы, основное меню, панель управления (пиктографическое меню), полосы прокрутки, статусная строка (строка состояния). Здесь она содержит номер текущей страницы, раздела, количество страниц в документе, определяет положение курсора в документе. В строке выводится справочная информация. Специфическим элементом окна Word является линейка (горизонтальная и вертикальная) с указателями границ текста и абзацного отступа.
   Далее изложены лишь самые необходимые, на наш взгляд, функции, приемы работы и приложения Word.

6.1.1. ФУНКЦИИ И КОМАНДЫ WORD

   Все команды в Word могут быть вызваны с помощью мыши или с клавиатуры. Использование мыши облегчает работу с программой. Как правило, для вызова команды используется левая кнопка мыши, которой выполняется фиксация (щелчок), двойная фиксация (двойной щелчок и буксировка (транспортировка) объекта. Фиксация (щелчок) - нажать и отпустить кнопку мыши. Двойная фиксация - быстро дважды с небольшим интервалом нажать кнопку мыши. Буксировка - нажать кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить манипулятор, отпустить кнопку.
   Если специально не указано, что необходимо пользоваться правой кнопкой мыши, то подразумевается работа с левой кнопкой.
   При работе с Word необходимо различать два понятия - указатель (курсор) мыши и курсор ввода.
   Текст вводится, начиная с позиции курсора ввода, который можно перемещать с помощью клавиш управления курсором. Более удобно позиционировать курсор ввода с помощью мыши. Для этого надо установить указатель мыши в нужной позиции в тексте и выполнить щелчок.

6.1.2. РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ

   Создание документа. Выполняется командой Файл > Создать. Например, в рабочей области окна Word набить текст, вставить таблицы, формулы, рисунки.
   Переключение с русского шрифта на английский осуществляется с помощью определенных клавиш-сокращений, например: Alt + Shift, Ctrl + Shift, Shift + Shift и других или кнопкой-переключателем клавиатуры на панели задач.
   После того как документ создан, его необходимо сохранить, т. е. сохранить файл, в котором он будет находиться (Файл > Сохранить > Сохранить как из меню Файл). Закрытие файла (документа) производится командой Закрыть меню Файл.
   Закрыть файл можно кнопкой со знаком X (правый угол строки операционного меню).
   Загрузка в рабочее окно Word готового документа (своего файла). Для этого: войти в меню Файл, найти команду Открыть и выполнить по ней щелчок мышью. На экране появится рамка Открыть. В ней, в поле Диск, выбрать имя диска, на котором находится ваш файл, в поле Каталог выбрать имя вашего каталога и войти в него, в поле Файл найти файл. Нажать (мышкой) кнопку ОК. В рабочую область окна загрузится нужный вам файл.
   Установка параметров страницы документа производится командой Файл > Параметры страницы. В рамке Параметры страницы в поле Поля установить размеры левого, правого, верхнего и нижнего полей страницы. В поле Размер бумаги выбрать необходимый размер бумаги (например А4) и здесь же выбрать Ориентацию (книжную или альбомную), нажать кнопку ОК.
   Установки абзаца можно выполнить следующим образом:
   - войти в меню Вид (в этом меню есть все команды, от которых зависит вид документа на экране дисплея и представленные на панели задач элементы управления);
   - вызвать команду Линейка. На экране появятся горизонтальная и вертикальная линейки. Координатная (горизонтальная) линейка расположена над окном документа. С ее помощью можно изменять величину абзацных отступов;
   - чтобы изменить отступ, следует переместить левый или правый маркер отступа в нужную позицию. Маркеры имеют вид треугольников и расположены на координатной линейке. Левый маркер состоит из двух - маркера первой строки абзаца (верхний) и маркера отступа слева и отступа всех следующих строк абзаца (нижний).
   Для выполнения точной установки абзацных отступов необходимо вызвать команду Формат > Абзац > Отступы и интервалы и в группе полей Отступ, а затем задать левый (поле Слева) и правый (поле Справа) отступы, а также вид первой строки.
   Завершение сеанса работы с Word выполняется командой Файл > Выход. Существует несколько способов завершения сеанса работы Word:
   - вызов команды Файл > Выход из меню;
   - нажатие комбинации клавиш Alt + F4;
   - выполнение двойной фиксации (двойного щелчка) на кнопке вызова системного меню в левом верхнем углу окна;
   - выполнение щелчка мышкой по кнопке с крестиком в правом углу строки заголовка.
   Если в один или несколько документов внесены изменения перед закрытием окна программы, то появится запрос о сохранении измененных данных. На запрос можно дать один из следующих ответов: Да, Нет, Отмена, Справка. Такой же запрос появляется и в том случае, если сеанс работы с Word заканчивается принудительно - средствами оболочки Windows.

6.1.3. ОБЗОР МЕНЮ В WORD КОМАНДЫ МОЖНО ВЫЗЫВАТЬ ОДНИМ ИЗ ЧЕТЫРЕХ СПОСОБОВ: ПОСРЕДСТВОМ ПИКТОГРАФИЧЕСКИХ МЕНЮ (ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ), ИЗ ОПЕРАЦИОННОГО МЕНЮ, ИЗ ДИНАМИЧЕСКИХ МЕНЮ, С ПОМОЩЬЮ ГОРЯЧИХ КЛАВИШ (КЛАВИШ СОКРАЩЕНИЯ).

   Пиктографические меню (панели инструментов) выводятся на экран пользователем с помощью команды Вид > Панели инструментов операционного меню. После активизации команды Панели инструментов открывается окно, в котором пользователь может выбрать нужные ему панели инструментов (стандартная, форматирование, рисование, обрамление и др.).

Рис. 6.1.1. Внешний вид окна Word 

Рис. 6.1.1. Внешний вид окна Word

   Главное пиктографическое меню (Стандартная панель инструментов) расположено под строкой меню и состоит из кнопок с пиктограммами, набор кнопок с пиктограммами зависит от пользователя и определяется с помощью команды меню Сервис > Настройка. Для вставки кнопки на панель инструментов следует войти в меню Сервис, активизировать команду Настройка, в открывшемся окне в поле Панели инструментов выбрать нужную категорию меню и с помощью мыши отбуксировать выбранную кнопку на панель инструментов. С каждой кнопкой связана некоторая команда, а рисунок на этой кнопке передает суть этой команды. Кнопки дублируют команды, доступные в меню. Вызов команды с помощью пиктограммы гораздо быстрее, чем выбор в меню.
   Пиктографическое меню Форматирование. Панель инструментов Форматирование расположена под главным пиктографическим меню и, как правило, содержит следующие Пиктограммы (команды):

   Список стилей - Список стилей активного документа, открывается с помощью кнопки со стрелкой, направленной вниз (кнопка находится справа от списка).
   Список шрифтов - В этом поле отображается название шрифта активного документа. Открыть список с помощью кнопки, выбрать шрифт и выполнить на нем щелчок мышкой.
   Размер шрифта - В данном поле отображается установленное значение размера шрифта в пунктах. Для изменения размера шрифта нужно выбрать нужное значение в списке или ввести его с клавиатуры.
   Установка начертания символов - Установка начертания символов (жирного, курсивного, задание подчеркивания) начертания.
    Выравнивание - Выравнивание (влево, центрирование, вправо, по ширине) маркированного фрагмента текста или абзаца.
   Добавление (либо удаление) нумерации - Добавление (либо удаление) нумерации и маркировки выделенных абзацев.
   Все эти команды выполняются для выделенного (маркированного) текста. Выделить текст можно с помощью мыши и с помощью клавиш.
   Выделить весь текст (документ) можно нажав кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, провести по диагонали текста; удерживая клавишу [Ctrl] нажатой, один раз нажать левую кнопку мыши (указатель мыши находится слева от текста); нажав комбинацию клавиш клавиш Ctrl + А.
   Одну строку можно выделить один раз, щелкнув мышью (указатель мыши находится слева от строки).
   Абзац выделяют двумя щелчками мышью, когда она находится слева от абзаца.
   Одно слово выделяют двумя щелчками мышью на слове.
   Установка межстрочного интервала (из меню): войти в меню Формат, загрузить команду Абзац, в появившемся окне установить требуемый интервал в поле Интервал в строке Межстрочный и, если необходимо, в строке Значение установить точное значение межстрочного интервала в пунктах или значение множителя.
   Операционные меню. Строка меню содержит имена меню (Файл, Правка, Вид, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка), которые можно открыть как с помощью мыши, так и посредством клавиатуры. Для открытия меню с помощью мыши следует зафиксировать ее указатель на имени нужного меню. Для вызова команды с помощью мыши необходимо выполнить щелчок на ее имени.
   Меню Файл содержит все команды для работы с файлами, например, Сохранить, Открыть, а также команды, обеспечивающие печать документа и т.п. Кроме того, в нижней части меню Файл расположен список нескольких последних файлов из числа тех, с которыми работал пользователь. Конкретное число файлов устанавливается пользователем с помощью команды Сервис > Параметры. Для открытия одного из них при развернутом меню достаточно щелкнуть мышью на его имени в этом списке.
   Основные команды меню Файл следующие:
   Создать - позволяет открыть новый документ со стандартным шаблоном.
   Открыть - появляется диалоговое окно, позволяющее выбрать подлежащий открытию документ.
   Закрыть - закрывает окно документа.
   Сохранить - сохраняет документ.
   Сохранить как - сохраняет текущий файл под другим именем.
   Свойства - выдает информацию об открытом документе (когда создан, сколько места занимает на диске и др.).
   Параметры страницы - с ее помощью можно задать поля страницы, способ подачи бумаги, ее формат, ориентацию, а также параметры колонтитулов документа и т.д.
   Предварительный просмотр - позволяет увидеть, как будет выглядеть распечатанный документ.
   Печать - позволяет распечатать документ (как весь, так и избранное количество листов и экземпляров).
   Выход - завершает сеанс работы с Word.
   Меню Правка. Первые две команды этого меню позволяют отменить или восстановить несколько операций, выполненных последними. Стандартная группа команд копирования - Вырезать, Копировать, Вставить и Удалить (Очистить) (удаленная информация может быть восстановлена только с помощью команды Отменить ввод меню Правка) - предназначены для манипуляций с маркированным фрагментом с использованием буфера промежуточного хранения. Специальная вставка - осуществляется вставка с организацией связей. Выделить все - применяется для маркировки всего документа. Команды Найти и Заменить предназначены для поиска и замены фрагментов текста. Перейти - предоставляет возможность позиционировать курсор на нужной странице, сноске, колонтитуле и т. д. Связи - обновляет связи объектов.
   Меню Вид содержит команды и опции, позволяющие изменять внешний вид Word-экрана или способ отображения документа. Например, с помощью команд меню Вид можно задать отображение на экране пиктографических меню, линейки форматирования и т.д., а также установить колонтитулы, сноски и примечания.
   Комады Обычный, Структура и Разметка страницы предназначены для выбора режима изображения: нормального режима, режима эскиза (просмотра структуры документа) и режима макета. Для данных команд существуют пиктограммы.
   Команды меню Вставка позволяют вставить в документ разделители Разрыв, номера страниц Номера страниц, ссылки Примечание, дату и время Дата и время, Ссылки (Сноска, Оглавление и указатели и т.д.), поле подстановки Поле, символ из любого шрифта Символ. Команда Поле формы позволяет вставлять в активный документ текстовые поля, переключатели и поля с раскрывающимся списком.
   Команды последней группы позволяют вставить в документ рамку Кадр, иллюстрацию Рисунок, объект Объект или файл Файл.
   Меню Формат. Команды первой группы предназначены для задания межстрочных интервалов, размера и вида шрифта Шрифт, форматирования абзацев Абзац, расстановки табулостопов Табуляция, рисования контурных линий и определения вида фона Обрамление и заливка. С помощью команды Колонки, устанавливается число колонок в документе. Команды Регистр и Буквица позволяют задать способ написания символов и первой буквы параграфа. Команда Список предоставляет возможность пронумеровать абзацы и установить для них символы перечисления. Нумерация заголовков - для нумерации заголовков. Вызов команды Автоформат приведет к автоматическому форматированию документа. Команды Библиотека стилей и Стиль применяются при форматировании документов. Команды Кадр и Рисунок предназначены для форматирования кадров и иллюстраций. Команда Графический объект задает вид линии, цвет, узор заполнения, размеры и позицию графического объекта, создаваемого пользователем.
   Меню Сервис содержит команды, позволяющие проверить текущий документ на наличие ошибок правописания, подобрать синонимы к словам, изменить символы нумерации и перечисления, создать почтовые конверты и т. п., установить защиту документа (от вставок, исправлений), создать макросы, настроить панели инструментов, меню, клавиатуру и установить необходимые параметры документа.
   Меню Таблица. Это меню содержит команды, предназначенные для создания и обработки таблиц. Если таблица расположена на нескольких страницах, удобно разместить ее заголовок на каждой странице. Для этого предназначена команда Заголовки. Заголовок нужно выделить перед использованием. Эта команда не выполняется, если таблица разбита на страницы фиксированным образом. Формула - позволяет выполнять несложные арифметические вычисления, результаты которых помещаются в указанные пользователем ячейки таблицы. При выполнении расчетов для идентификации ячеек в таблице используются следующие обозначения А1, А2, В1, В2 и т.д., где буквы определяют колонки таблицы, а цифры - строки.
   Меню Окно. В меню находятся команды, позволяющие упорядочивать окна документов, создавать новые и переходить из одного окна в другое. Команда Расположить все располагает на экране все открытые документы без перекрытия (окна занимают одинаковую площадь). С помощью команды Разделить рабочую область окна можно разбить на две части.
   Меню Справка содержит команды Вызов справки и О программе.
   Динамические меню. При выделении некоторых элементов (текста, рисунка, таблицы и т.д.) можно открыть динамическое меню с командами, относящимися к выделенному элементу. Эти меню открываются в окне документа рядом с указанным объектом. Для отображения динамического меню на экране необходимо установить курсор на обрабатываемом элементе документа и нажать правую кнопку мыши или клавиши Shift + F10. Чтобы выбрать команду в динамическом меню, следует щелкнуть мышью на ее имени. Для закрытия динамического меню - нажать клавишу Esс или выполнить щелчок вне динамического меню.

6.1.4. Таблицы в Word

   Для создания таблицы следует поместить курсор ввода в то место, где должна быть таблица, и выполнить фиксацию на пиктограмме вставки таблицы. На экране появится прототип таблицы, в нем мышью указать требуемое число столбцов (колонок) и строк.
   Перемещая указатель мыши при нажатой кнопке, можно изменять размер таблицы. Если, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить курсор мыши за пределы сетки прототипа, ее размер увеличится. Таблица (в виде сетки) вставится в документ, когда Вы отпустите кнопку мыши.
   Наиболее просто создать и откорректировать таблицу можно с помощью пиктограмм - рисование линий и ластик.
   Способы перемещения курсора в таблице следующие:
   - с помощью мышки;
   - Enter - ввод нового абзаца в ячейке;
   - Shift + Tab - позиционирование курсора ввода в предыдущей ячейке текущей строки;
   - Alt + Home - позиционирование курсора ввода в первой ячейке текущей строки;
   - Alt + PgUp - позиционирование курсора ввода в первой ячейке текущего столбца;
   - Alt + PgDn - позиционирование курсора ввода в последней ячейке текущего столбца;
   - ↑ - перемещение курсора ввода на одну строку вверх;
   - ↓ - перемещение курсора ввода на одну строку вниз;
   - Alt + End - позиционирование курсора ввода в последней ячейке текущей строки;
   - Ctrl + Tab - ввод позиции табулятора в ячейке.
   Вставка строки в таблицу осуществляется следующим образом:
   - маркировать целиком столько строк таблицы, сколько нужно вставить (поместить указатель мыши слева от таблицы и при нажатой кнопке переместить его по вертикале вдоль маркируемых таблиц);
   - выбрать в меню Таблица команду Вставить строки. Если такой команды в меню нет (она должна быть первой), то маркировка выполнена неверно.
   Для вставки строк в самом конце таблицы следует поместить курсор ввода в начале абзаца, следующего за таблицей, и выбрать команду Вставить строки в меню Таблица, или помесить курсор на последней строке таблицы за таблицей и нажать клавишу Enter. Формат ячеек добавляемых строк соответствует формату ячеек столбца, в котором они располагаются.
   Вставка столбцов:
   - маркировать в таблице нужное количество столбцов (сколько необходимо вставить). Для этого требуется установить курсор на верхней границе столбца (он примет вид черной стрелки, направленной вниз), нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель мыши по горизонтали;
   - выбрать команду Вставить столбцы в меню Таблица;
   - новые столбцы будут вставлены в таблицу слева от маркированных. После вставки новые столбцы маркируются. Чтобы расширить таблицу вправо следует разместить курсор ввода за последней ячейкой первой строки, выбрать в меню Таблица команду Выделить столбец, а затем команду Вставить столбцы.
   Изменение ширины столбца. Ширину столбца можно изменить с помощью мыши, без меню. Для этого требуется разместить указатель мыши на разделительной линии изменяемого столбца. Указатель мыши примет вид двойной горизонтальной стрелки. Удерживая нажатой левую кнопку, буксировать разделительную линию в нужную сторону (влево/вправо) до получения необходимой ширины столбца.
   Другой способ изменения ширины столбца заключается в использовании координатной линейки. Позиции вертикальных разделительных линий между столбцами таблицы обозначаются на координатной линейке маркерами столбцов таблицы. Для перемещения разделительной линии достаточно с помощью мыши отбуксировать соответствующий маркер столбца таблицы на координатной линейке. Независимо от способа изменения ширины столбца общая ширина таблицы остается неизменной.
   Более точно размер столбца устанавливается из меню Таблица - команда Высота и ширина ячейки. В результате откроется диалоговое окно, в котором в разделе Столбец пользователь может установить точную ширину столбца.
   Изменение высоты строки. Высота строки определяется объемом введенного текста и величиной расстояния между абзацами в ячейке. Иногда необходимо устанавливать отличную от стандартной высоту строки, для этого:
   - маркировать изменяемую строку;
   - открыть диалоговое окно команды Высота и ширина ячейки меню Таблица и выбрать в нем раздел Строка;
   - в диалоговом окне установки высоты строки выбрать способ определения высоты: Авто - автоматически; Минимум - менее указанного в поле Сколько; Точно - точно как указано в поле Сколько. Значение высоты вводится в поле Сколько. После нажатия кнопки ОК на экране отобразится измененная таблица.
   Изменение расстояния между столбцами. Расстояние между столбцами, а точнее, расстояние между содержимым соседних столбцов устанавливается следующим образом:
   - маркировать изменяемый столбец;
   - выбрать раздел Столбец в диалоговом окне команды Высота и ширина ячейки меню Таблица;
   - в появившемся диалоговом окне установки ширины столбца в поле Интервал между задать нужную величину;
   - нажать кнопку ОК.
   Сортировка. Полная сортировка данных таблицы, сопровождающаяся перестановкой целых строк, выполняется с помощью команды Сортировка меню Таблица. Если сортируемые данные находятся не в таблице, эта команда в меню Таблица называется Сортировка текста.
   Для проведения полной сортировки:
   - маркировать строки для сортировки. Строку заголовка, содержимое которой не подлежит сортировке, не маркируют;
   - вызвать команду Сортировка меню Таблица. В поле Тип определить тип данных, подлежащих сортировке (Текст, Число или Дата). С помощью селекторных кнопок По возрастанию и По убыванию установить вид сортировки;
   - в случае необходимости изменить опции сортировки в диалоговом окне Опции;
   - нажать кнопку ОК. Сортировка данных в столбце:
   - вызвать команду Сортировка из меню Таблица. В полях Сортировать > Затем открывшегося окна установить номера столбцов, содержимое которых будет использовано при сортировке. В поле Тип задать тип данных подлежащих сортировке (Текст - сортировка текста; Число - сортировка цифр; Дата - сортировка дат), а с помощью селекторных кнопок По возрастанию и По убыванию определить характер сортировки;
   - в случае необходимости изменить опции сортировки в диалоговом окне Опции;
   - нажать кнопку ОК.
   Добавление ячеек. Маркировать в таблице столько ячеек, сколько необходимо добавить, в меню Таблица выбрать команду Вставить ячейки, в диалоговом окне вставки ячеек выбрать один из четырех возможных способов: Сдвигать ячейки вправо; Сдвигать ячейки вниз; Вставить целую строку; Вставить целый столбец, нажать кнопку ОК.
   Разделение и соединение ячеек. В некоторых случаях таблицу необходимо оснастить заголовком (шапкой). Заголовок должен быть общим для всех (или нескольких) столбцов таблицы. Простейшим решением в данном случае является объединение нескольких ячеек строки в одну.
   Для объединения ячеек следует маркировать все объединяемые ячейки строки и вызвать команду Объединить ячейки из меню Таблица. Для разделения объединенной ячейки на составляющие - маркировать объединенную ячейку и выбрать в меню Таблица команду Разбить ячейки.
   Удаление ячеек, строк и столбцов. Для удаления ячеек, строк или столбцов необходимо маркировать соответствующие области в таблице и в меню Таблица вызвать нужную команду: Удалить ячейки, Удалить строки, Удалить столбцы.
   Маркированные области нельзя удалить с помощью клавиш Del и Backspace. Эти клавиши удаляют только содержимое ячеек.
   Разделение таблицы. Таблицу можно разделить на две части. Это необходимо, если между частями таблицы должен быть вставлен текст или рисунок, если таблица располагается на нескольких страницах. Деление проводят по горизонтали - на стыке двух строк. Для разделения надлежит установить курсор в первой строке второй части и нажать Ctrl + Shift + + Enter (или использовать команду Разбить таблицу меню Таблица).
   Установка контурных линий. Для того, чтобы снабдить ячейки таблицы контурными линиями, т.е. провести разделительные линии между ячейками, необходимо:
   - маркировать всю таблицу (выполнить щелчок левой кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl), указатель мыши поместить в поле маркировки - т.е. левее таблицы);
   - вызвать команду Обрамление и заполнение меню Формат. В открывшемся диалоговом окне выбрать раздел Обрамление;
   - в группе пиктограмм для оформления контуров Тип выполнить фиксацию на пиктограмме Сетка;
   - в поле Стиль выбрать самую тонкую линию. Нажать ОК.
   В результате вокруг отдельных ячеек появятся контурные линии. Их также можно провести только в части таблицы, маркировав ее.
   Провести разделительные линии в таблице можно быстрее, применив команду Автоформат меню Таблица. Для этого:
   - маркировать всю таблицу или ту ее часть, в которой нужно провести разделительные линии;
   - вызвать команду Автоформат из меню Таблица;
   - в открывшемся диалоговом окне команды в списке Форматы выбрать формат, наиболее соответствующий характеру данных таблице. После фиксации указателя мыши на названии формата в расположенном рядом поле Пример отображается образец таблицы, оформленной в соответствии с выбранным форматом;
   - после просмотра предложенных Word форматов таблиц указать формат (без фонового оформления) для проведения контурных линий. Нажать ОК.

6.1.5. ФОРМУЛЫ И ВЫЧИСЛЕНИЯ

   Редактор Формул может запускаться как самостоятельная программа, либо из Word.
   Для запуска Редактора Формул из Word необходимо установить курсор ввода в том месте документа, где должна быть вставлена формула. Затем вызвать команду Объект из меню Вставка, в разделе Создать новый диалогового окна в поле Тип объекта выполнить щелчок на элементе Microsoft Equation 3.0 и нажать кнопку ОК.
   Если на панель инструментов вьшеден знак формул, можно загрузить Редактор Формул, выполнив щелчок по этой кнопке.
   После запуска Редактора Формул открывается его прикладное окно, аналогичное окну Word. Это окно наряду с известными содержит специальные элементы, которые необходимы для эффективной работы с формулами, например, меню символов и меню шаблонов.
   Под строкой меню расположено меню математических символов, в нем можно выбрать необходимые символы и ввести их в формулы. Для этого необходимо зафиксировать указатель мыши на элементе меню (поле), содержащем нужный символ. Откроется полный список доступных в этом поле символов. Символ выбирается указателем мыши (щелчком).
   С помощью меню шаблонов, в формуле изображаются математические операции и такие сложные объекты, как интеграл, матрица, выражения в скобках и т. д. Вставка шаблонов осуществляется так же, как и вставка математических символов.
   При изменении размера шрифта изменяется размер всех однотипных символов. В меню Размер с помощью команды Определить можно задать размер шрифта для пяти различных элементов формулы. Диалоговое окно изменения размера элементов содержит пять полей для определения размеров и поле просмотра.
   Для изменения размера шрифта элементов некоторого типа следует зафиксировать указатель мыши на поле, в котором задан размер элемента. В поле просмотра при этом отображаются символы, подлежащие изменению. Теперь можно задать нужный размер шрифта. Как правило, единицей измерения являются пункты. Чтобы подтвердить установки, достаточно нажать кнопу ОК.
   Команда Стиль > Определить позволяет провести форматирование отдельных компонентов формулы. Для каждого из компонентов формулы устанавливается свой стиль оформления (шрифт и начертание).

6.1.6. РЕДАКТОР MS GRAPH

   Запуск редактора MS Graph. Вызвать команду Объект из меню Вставка, в разделе Создать диалогового окна в поле Тип объекта выполнить щелчок на элементq Microsoft Graph 5.0 и нажать кнопку ОК. Если на панель инструментов выведензнак редактора MS Graph, можно загрузить редактора MS Graph, выполнив щелчок по этой кнопке.
   После запуска редактора MS Graph открывается его прикладное окно. В нем находятся меню, диаграмма, которую предлагает редактор и таблица. В меню надо выбрать нужный тип диаграммы и внести в таблицу данные для построения диаграммы. Все вносимые в таблицу данные отражаются на диаграмме. Переход между таблицей и диаграммой - щелчок мышкой по нужному вам объекту (таблице или диаграмме) или по кнопке панелей инструментов.
   Для создания диаграмм необходимо заполнить таблицу. Верхняя строка таблицы должна содержать номера кварталов, года или другую информацию. Для выбора ячейки следует зафиксировать на ней курсор, после чего он примет вид большого креста. При вводе символов с клавиатуры автоматически уничтожается старое содержимое ячейки. Новые символы заносятся в ячейку на место старых. Для выбора шрифта следует вызвать в меню Формат команду Шрифт. Переход в следующую ячейку осуществляется с помощью клавиш управления курсором или мыши. После перехода содержимое предыдущей ячейки отражается на диаграмме.
   Диаграмма в любой момент соответствует данным в таблице. По своему желанию пользователь может изменить тип диаграммы. Для этого необходимо в меню Типы выбрать тип диаграммы (линейная, гистограмма, круговая, точечная и т.д.) и в открывшемся диалоговом окне Типы диаграмм маркировать нужную диаграмму. Выбор диаграммы завершить нажатием кнопки ОК. Коррекция может потребоваться для шрифта. Для изменения шрифта текста на диаграмме на нем выполняется двойной щелчок. В открывшемся окне Атрибуты области выполнить щелчок по кнопке Шрифт. После этого пользователь получит возможность установить шрифт, кегль, начертание и прочее.
   Для вставки полученной диаграммы в Word-документ следует выполнить щелчок мышкой вне диаграммы и таблицы, диаграмма будет вставлена в Word-документ. Маркировав рамку, можно изменять ее размеры прямо в документе.

6.1.7. АВТОТЕКСТ

   После маркировки текста (формулы, рисунка) и вызова команды Автотекст (меню Вставка) следует назначить имя создаваемому элементу Автотекста. Имя должно отражать содержание элемента и может содержать не более 32 символов, включая пробелы.
   Чтобы в дальнейшем элемент Автотекста был доступен для всех документов, надо с списке Сделать доступным элементы Автотекста для указать шаблон NORMAL.DOT.
   Когда элемент Автотекста записан, нажать кнопку Добавить.
   Для вставки элемента Автотекста в документ: установить курсор ввода в нужное Вам место, вызвать команду Автотекст, найти нужное имя элемента и нажать кнопку Вставить.

6.1.8. СОЗДАНИЕ ТРЕБУЕМОГО ДОКУМЕНТА С ПОМОЩЬЮ ШАБЛОНА ИЛИ МАСТЕРА

   Используя команду Пуск > Создать документ Office выберите требуемый шаблон или мастер.
   Если этот мастер отсутствует в диалоговом окне Шаблоны, может потребоваться установить его. Далее следуйте лишь указаниям мастера.
   Чтобы получить сведения о дополнительных шаблонах и мастерах, посетите Галерею шаблонов Microsoft Office (на сайте Microsoft).
   В случае необходимости часто создавать заявления (например судебного заявления), документы с разными параметрами страниц и стилем, можно создать автоматические шаблоны для каждого из них. Это позволит не проделывать всю работу заново каждый раз.

 
< Пред.   След. >