YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Информационные технологии (Е.Л. Румянцева, В.В. Слюсарь) arrow 4.2. Информационные технологии для обработки числовой информации
4.2. Информационные технологии для обработки числовой информации

4.2. Информационные технологии для обработки числовой информации

   Для обработки числовой информации, как правило, применяются такие информационные технологии, как табличные процессоры (электронные таблицы) [6].
   Электронная таблица — это специальная модель структурирования, представления и обработки произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных.
   Основное назначение электронных таблиц — автоматизация рутинных табличных расчетов. Электронные таблицы нашли широкое применение в сфере бухгалтерского учета, финансового анализа, планирования, статистики и во многих других отраслях, где требуется производить большой объем вычислений.
   Современные табличные процессоры позволяют не только проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности. Отличительными особенностями функциональных возможностей табличных процессоров от других базовых систем являются:
   • широкие возможности по форматировании таблиц (выбор формы представления данных в таблице, опреднление типа данных, автоматическое оформление таблиц и данных и т. д.);
   • вычисления (математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и т. д.);
   • создание и работа с объектами деловой компьютерной графики (возможность построения двух- и трехмерных диаграмм);
   • выполнение табличными процессорами функций баз данных (заполнение таблиц аналогично заполнению баз данных, сортировка по ключам, обработка запросов к базе данных и т. д.);
   • моделирование (поиск оптимальных решений для многих задач управления с помощью простых встроенных приемов);
   • программирование с помощью встроенных языков макрокоманд и макрофункций, проектирование элементов управления для быстрого запуска созданных программ.
   Наиболее популярными в мире табличными процессорами являются Microsoft Excel, Corel Quattro, Lotus. В России в настоящее время наибольшее распространение получил табличный процессор MS Excel, входящий в интегрированный пакет Microsoft Office (возможно, потому, что это единственный полностью русифицированный современный табличный процессор). MS Excel позволяет [28]:
   • проводить сложные вычисления как с использованием оригинальных расчетных формул, так и с применением стандартных математических, статистических, финансовых и иных функций;
   • осуществлять табличную обработку данных и представлять результаты расчетов в виде графиков и диаграмм;
   • планировать, прогнозировать и распределять ресурсы;
   • составлять статистические сводки и калькуляции, проводить аналитические расчеты и др.
   Каждый документ (файл) MS Excel представляет собой рабочую книгу, которая может содержать несколько листов, служащих для организации и анализа данных (рис. 4.3). Лист состоит из ячеек, каждая из которых имеет уникальный адрес. Столбцы обозначены буквами, строки — цифрами.

Рис. 4.3. Интерфейс MS Excel 

Рис. 4.3. Интерфейс MS Excel

   В ячейки вводится текст, числа или формулы. В состав MS Excel также входит огромное количество встроенных функций, включая математические, финансовые, статистические и т. д. Большим достоинством MS Excel является использование относительных ссылок на ячейки, благодаря чему формулу, введенную один раз, можно применить к большому числу строк или столбцов данных. Кроме того, MS Excel позволяет строить по данным табличных вычислений диаграммы и графики, внедрять в электронные таблицы объекты других приложений и сохранять электронные таблицы в формате HTML.
   Существенным элементом окна MS Excel являются панели инструментов, которые используются для ускорения вызова наиболее часто используемых процедур. Под панелями инструментов располагается строка формул, где находится информация, которая вводится или была введена в активную (текущую) ячейку в виде текста, числа или формулы. Активной ячейкой считается та ячейка, в которой в данный момент находится курсор (и она помечена рамкой). Слева на строке формул показан адрес активной ячейки.
   Ниже рабочего листа располагается строка ярлыков рабочих листов. Каждая рабочая книга может состоять из множества листов, которые можно добавлять или удалять по ходу выполнения работы. В строке ярлыков показаны названия всех листов данной рабочей книги (в нашем примере «Фикс. Rnd», «Случ. Rnd» и др.). С помощью мыши можно переключаться с одного рабочего листа на другой, а с помощью группы из четырех стрелок, находящихся в левом углу ярлыка рабочего листа, можно переключиться на первый или последний рабочий лист или перемещаться по ярлыкам рабочих листов.
   Самая нижняя строка экрана отражает статус. В ней содержится информация о том, что нужно сделать, чтобы довести выполнение команды до конца. Если отображен статус «Готово» (см. рис. 4.3), то это означает, что все операции завершены, и работа может быть продолжена.
   Чтобы начать работать в MS Excel, необходимо создать новую таблицу или рабочую книгу, которой автоматически присваивается имя «Книга» с очередным порядковым номером, например «Книга 1», и расширением «.xls».
   Первичные операции, которые пользователь производит при работе с табличным процессором MS Excel, заключаются во вводе данных в таблицу, редактировании, копировании, перемещении и удалении данных. Многие действия выполняются аналогично действиям в других пакетах MS Office. При вводе данных они одновременно отражаются в текущей ячейке и строке формул. Чтобы подтвердить завершение операции ввода, достаточно сместить указатель в другую ячейку или нажать клавишу Enter.
   Кроме простых расчетов с использованием арифметических действий, MS Excel позволяет обрабатывать данные с помощью более чем двухсот встроенных функций. Функции можно вводить в строке формул, т. е. непосредственно в ячейку, однако лучше вводить через диалоговое окно, называемое «Мастер функций». Признаком того, что в ячейку введена формула, а не простое числовое значение или текст, является знак равенства. Окно «Мастер функций» организовано по тематическому принципу (рис. 4.4): в верхней части окна находятся названия групп, в средней части — функции, принадлежащие к данной группе, а в нижней части окна отображается краткая справка по выбранной функции. В качестве аргументов каждой функции могут использоваться другие функции и адреса ячеек. Наиболее часто используемой функцией является функция автосуммирования, поэтому она вынесена на стандартную панель инструментов.

 Рис. 4.4. Диалоговое окно «Мастер функций» в MS Excel

Рис. 4.4. Диалоговое окно «Мастер функций» в MS Excel

   MS Excel дает возможность защитить данные от случайного или преднамеренного изменения. С этой целью рабочий файл можно защитить с помощью сервисной функции «Защита». Таким образом, файл будет защищен паролем, не зная которого, нельзя будет произвести ни одного изменения в таблице. Наряду с этим существует возможность закрыть для доступа только часть ячеек, для этого та часть ячеек, которая остается открытой (доступной любому пользователю), выделяется и в диалоговом окне «Формат ячеек», появившемся после выполнения последовательности действий команды Формат/Ячейка/Защита, щелчком мыши включается поле защищаемой ячейки, а затем с помощью сервисной функции «Защита» задается пароль. Пароль состоит из набора букв и цифр, но на экране вместо них появляются символы — звездочки. Снять блокировку можно, указав правильный пароль в окне «Снять защиту».
   Одной из важных функций, заложенных в MS Excel, является создание внутри электронной таблицы базы данных, с помощью которой можно сохранить данные в специальной форме, выбрать из них требуемые сведения, обработать, распечатать и т. п. Для работы с базой данных используется пункт меню Данные. Информацию базы данных можно сортировать (в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию числовых значе ний), находить и отбирать с помощью пункта Фильтр, уничтожать или распечатывать необходимую информацию.
   Возможность MS Excel интерпретировать данные в графическом виде делает работу с таблицами более наглядной и эффективной. После вывода диаграммы на экран пользователь может оперативно вносить изменения в таблицу, что автоматически отражается на диаграмме.
   Встроенный язык макросов Visual Basic for Application позволяет реализовать диалоговый интерфейс для пользователей электронных таблиц и автоматизировать рутинные задачи по вводу и организации данных. Интерфейс редактора Visual Basic представлен на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Окно редактора Visual Basic 

Рис. 4.5. Окно редактора Visual Basic

   В настоящее время при ведении и развитии бизнеса невозможно обойтись без использования современных информационных технологий, поэтому в новейших версиях MS Excel пользователь может применять гипертекстовые, мультимедийные, графические и телекоммуникационные технологии, благодаря которым MS Excel из простого редактора электронных таблиц превратился в мощнейший инструмент для решения экономических и бизнес-задач.  
   Таким образом, текстовые редакторы и процессоры предназначены для обработки информации, представленной в виде текста, и позволяют получать электронные документы с различными вариантами оформления. Для обработки числовой информации используются табличные процессоры, позволяющие проводить вычисления различной степени сложности, оформление табличных данных и их графическое отображение.

Контрольные вопросы

   1. Какие информационные технологии применяются для обработки текстовой информации?
   2. Что такое текстовый редактор?
   3. Что такое текстовый процессор, в нем заключаются его отличия от текстового редактора?
   4. Каковы этапы подготовки документа с использованием текстового процессора?
   5. Приведите примеры текстовых процессоров, распространенных в России.
   6. Какими основными возможностями обладает текстовый процессор MS Word?
   7. Что такое ввод текста, его редактирование и оформление?
   8. Для чего предназначены панели инструментов MS Word?
   9. Что такое электронная таблица (табличный процессор)?
   10. Перечислите основные функциональные возможности табличных процессоров.
   11. Приведите примеры табличных процессоров.
   12. Какими основными функциональными возможностями обладает MS Excel?
   13. Какие элементы рабочего окна MS Excel вам известны?
   14. Для чего предназначен язык Visual Basic for Application в MS Excel?
   15. Что такое строка формул в MS Excel? Каким образом осуществляется работа с ней?
   16. Для чего предназначена функция защиты ячеек и листов в MS Excel?
   17. Какими возможностями сортировки и фильтрации данных обладает MS Excel?

 
< Пред.   След. >