YourLib.net
Твоя библиотека
Главная arrow Информационные технологии (Е.Л. Румянцева, В.В. Слюсарь) arrow 5.5. Информационные технологии для автоматизации малого бизнеса
5.5. Информационные технологии для автоматизации малого бизнеса

5.5. Информационные технологии для автоматизации малого бизнеса

   Основой финансово-хозяйственной деятельности любого предприятия является наличие финансовых ресурсов, формирование, управление и грамотное использование материальных и денежных средств для осуществления его деятельности.
   Для автоматизации и информационной поддержки работы предприятий различных сфер, чья финансовая и хозяйственная деятельность нередко значительно отличается друг от друга, разрабатываются программные пакеты, ориентированные на работу в определенной сфере экономики или бизнеса. Среди таких программных пакетов особо выделяются системы для автоматизации малого бизнеса. Такие системы, как правило, предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятия (бухгалтерский учет, сбыт, склады, учет кадров, и т. д.).
   Относительная простота и универсальность программных комплексов для малого бизнеса позволяют значительно сократить цикл внедрения таких систем — клиент может самостоятельно устанавливать систему на персональном компьютере и создавать локальные сети.
   Наиболее известными и популярными локальными системами для малого бизнеса являются программные продукты таких производителей, как: «1C», «Интеллект-Сервис» («БЭСТ-4»), ДИЦ («Турбо-Бухгалтер»), «Инфософт», «Информатик» («Инфо-Бухгалтер»), ИТЦ «ФРЕГАТ» и др. [11].
   «Финансы без проблем» [12, 21] — программа фирмы Hackers Design, один из первых бухгалтерских пакетов, нашедших широкое применение. Начальная версия программы, вышедшая в 1991 г., работала под MS-DOS и предусматривала автоматизированный учет хозяйственных операций с составлением важнейших форм отчетности, а также некоторые элементы анализа хозяйственной деятельности. Программа была простой в освоении, удобной и пользовалась популярностью у бухгалтеров малых предприятий, учет хозяйственной деятельности которых был связан с применением ограниченного количества бухгалтерских счетов и стандартного набора типовых проводок.
   Программный комплекс «БЭСТ-4» компании «Интеллект-Сервис» [12, 21] представляет собой полнофункциональную, многопользовательскую систему оперативного и бухгалтерского учета. Система предназначена для автоматизации деятельности бухгалтерии, начиная с формирования первичной документации и заканчивая составлением Главной книги и необходимых форм финансовой отчетности. Программа может использоваться в локальном и сетевом вариантах.
   Программа представляет собой набор программных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При всех условиях настройки необходимо наличие модулей настройки и ведения Главной книги, так как с их помощью осуществляется привязка программы к техническим средствам и настройка счетов.
   Структурно система «БЭСТ-4» состоит из следующих подсистем (модулей).
   «АРМ главного бухгалтера» — центральное и связующее звено в программном комплексе. В этом модуле настраивается план счетов, который используется в других модулях подсистемы, автоматически регистрируются все хозяйственные операции, создаются сводные отчеты по предприятию в целом.
   «Расчетные и валютные счета». Подсистема представляет собой программный модуль, предназначенный для операций с банком, который объединяет в себе процедуры ведения расчетного, валютного и специальных счетов в банках. В функции подсистемы входит подготовка и печать банковских документов, ведение реестра документов, зарегистрированных по выпискам банка, экспорт документов в системы «клиент—банк». Подсистема позволяет вести неограниченное количество расчетных банковских счетов.
   «Касса. Подотчетные лица». Программный модуль, предназначенный для учета кассовых операций: подготовки и печати приходных и расходных кассовых ордеров, формирования Кас- совой книги. Исходными данными для подсистемы является «Справочник сотрудников предприятия», в который внесена фамилия кассира.
   «Учет заработной платы». Подсистема позволяет полностью автоматизировать расчет заработной платы для предприятия, использующего различные виды оплаты труда сотрудников.
   «Основные средства и нематериальные активы». Подсистема предназначена для учета основных средств и нематериальных активов.
   «Управление закупками». С помощью этой подсистемы осуществляется учет производственных запасов.
   «Склад товаров и готовой продукции». Подсистема позволяет вести учет товаров и готовой продукции.
   «Управление продажами». Подсистема обеспечивает ведение учета заказов по предприятию, степени их выполнения, расчетов с клиентами.
   Пакет «1C: Предприятие» [11, 12, 21]. В настоящее время на российском рынке программных пакетов автоматизации экономической деятельности единоличным лидером является компания 1C со своим программным комплексом «1C: Предприятие».
   Этот программный комплекс представляет собой систему отдельных программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В ту или иную программу, входящую в «1C: Предприятие», включаются функции и возможности, отвечающие назначению этой программы.
   Характерными особенностями системы «1C: Предприятие» являются:
   - ведение синтетического, аналитического, количественного и многовалютного учета в соответствии со спецификой бизнеса;
   - полная настраиваемое™ и адаптируемость системы;
   - получение комплекса бухгалтерских документов;
   - возможность автоматической печати выходных документов.
   Программы, входящие в пакет «1C: Предприятие», условно подразделяются на составляющие Технологической платформы и Конфигурации.
   Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов (система управления базами данных, интерпретатор встроенного языка, Конфигуратор и др.), не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета, используемой на данном предприятии.
   Конфигурации — это непосредственно прикладные программные решения, ориентированные на автоматизацию отдельных сфер деятельности. Каждая конфигурация полностью соответствует принятому законодательству (рис. 5.6).
   К настоящему моменту разработано и используется огромные количество различных конфигураций, наиболее известные из которых: «Бухгалтерский учет (типовая конфигурация)», «Бухгалтерский учет (бюджетная организация)», «Торговля+Склад», «Зарплата+Кадры», «Сельскохозяйственное предприятие», «Воинская часть», «Финансовое планирование», «Деньги» и др.
   Подобная архитектура («двухуровневая») позволяет использовать программный пакет «1C: Предприятие» для решения широчайшего спектра задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. Специфические алгоритмы, характерные для той или иной конфигурации, описываются в системе с помощью

Рис. 5.6. Типовая конфигурация пакета «1C: Предприятие» 

Рис. 5.6. Типовая конфигурация пакета «1C: Предприятие»

программной компоненты Конфигуратор. Для описания алгоритмов функционирования прикладных задач на стадии разработки и проверки конфигурации используется встроенный язык системы «1C: Предприятие». Этот язык представляет собой предметно-ориентированный язык программирования, специально разработанный с учетом возможностей его применения не только профессиональными программистами. Операторы могут быть написаны как русским (кириллица), так и английским (латиница) алфавитом. Данный язык, хоть и не является в полной мере объектно-ориентированным языком программирования, тем не менее обладает рядом характерных для них возможностей. Так, правила доступа к атрибутам и методам специализированных типов данных (документам, справочникам и т. п.) подобны свойствам и методам объектов, используемых в других объектно-ориентированных языках.
   Однако специализированные типы данных не могут определяться средствами самого языка, а задаются в визуальном режиме конфигуратора. С помощью этого языка программирования пользователь может как изменять существующие конфигурации для использования в конкретной организации, так и создавать новые.
   Рассмотрим возможности пакета «1C: Предприятие» на примере типовой конфигурации «Бухгалтерский учет», которая предоставляет широкие возможности для автоматизированного ведения бухгалтерского учета в небольших организациях и фирмах. Программа может поддерживать любые системы и методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.
   После запуска программы на экране появляется окно программы. Первый элемент окна — строка заголовка, в которой, помимо имени активной программы, находится кнопка выхода, а также кнопка сворачивания и развертывания окна. Ниже строки заголовка расположено главное меню, включающее следующие пункты: «Операции», «Действия», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Далее в окне можно увидеть панель инструментов с кнопками наиболее часто встречающихся команд: Печать, Поиск строки, Вставка, Копирование, Удаление, Вызов калькулятора и т. д. Следующий элемент окна программы — рабочее поле, в которое вводятся все основные бухгалтерские документы. В нижней части окна расположена информационная строка, содержащая сведения о текущем состоянии программы.
   Типовая конфигурация «Бухгалтерский учет» включает в себя следующие основные элементы:
   План счетов — список счетов бухгалтерского учета, на которых группируются сведения об имуществе и обязательствах организации. План счетов определяет структуру бухгалтерского учета организации.
   План счетов типовой конфигурации соответствует Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденному приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н.
   План счетов можно открыть, выбрав пункт «План счетов» из меню «Операции» (рис. 5.7);

Рис. 5.7. План счетов системы «1C: Предприятие» 

Рис. 5.7. План счетов системы «1C: Предприятие»

   Справочники. Нормативная и справочная информация, которая используется при работе с программой, хранится в справочниках. Для доступа к справочникам используются пункты меню «Справочники» главного меню программы.
   Ввод в справочники информации, как правило, производится пользователем в процессе работы с программой. Вместе с тем
   некоторые справочники поставляются уже заполненными необходимой информацией. Например, справочник «Налоги и отчисления» уже содержит перечень основных налогов и ставки этих налогов.
   Справочники могут вызываться автоматически или нажатием клавиши F4 при вводе и редактировании документов; вводе элементов справочников; задании параметров отчетов; в других случаях, когда требуется указать какое-либо значение путем его выбора из существующего справочника. Большинство справочников позволяет в процессе выбора ввести в справочник новый элемент;
   Документы. Информация о совершаемых организацией хозяйственных операциях вводится с помощью документов. Для ввода новых документов используются пункты меню Документы главного меню программы. Группа первичных документов содержит:
   • регламентные документы — документы, которые заполняются 1 раз в месяц и предназначаются для начисления амортизации и формирования соответствующих проводок за отчетный период. Примером может служить документ «Начисление амортизации»;
   • документы общего назначения — документы, подлежащие учету, но не формирующие бухгалтерских проводок. «Счет» предназначен для выписки счетов на оплату. «Доверенность» предназначена для выписки доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;
   • платежные документы по расчетному счету — это «Платежное поручение», «Платежное требование». Документы предназначены для осуществления платежей с одного расчетного счета на другой. «Выписка банка» отражает операции по движению денежных средств на расчетном счете;
   • документы по учету материалов — предназначены для учета материалов, поступивших в организацию. Примером может служить документ «Поступление материалов»;
   • документы по расчету с персоналом по оплате труда — предназначены для автоматического расчета и начисления заработной платы сотрудникам. Например, документ «Начисление заработной платы»;
   • документы по учету кассовых операций — предназначены для учета операций по поступлению в кассу наличных денежных средств и учета выдачи денежных средств из кассы.
   Программа «1C» позволяет формировать стандартные, регламентированные и произвольные отчетные документы.
   Стандартные отчетные документы входят в состав типовой настройки и предназначаются для использования в различных организациях и для любых разделов учета. Отражают итоги в различных разрезах для любых счетов, видов субконто и т. д. Список отчетов по «Журналу операций» выводится командами Отчетность/Отчетность по Журналу операций. К ним относятся: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Обороты счета», «Журнал-ордер», «Ведомость по счету», «Сводные проводки», «Анализ счета по датам», «Карточка счета», «Отчет по журналу операций».
   Регламентированные отчетные документы предназначаются для передачи различным контролирующим органам. Состав и содержание этих отчетов определяется различными государственными органами.
   Произвольные отчетные документы формируются в дополнение к стандартным при выборе в пункте меню Отчетность/Произвольные отчеты. Выполнить отчет и, установив курсор на пункт Сформировать, щелкнуть по кнопке.
   Для просмотра и редактирования введенных документов необходимо открыть соответствующий журнал документов, используя меню «Журналы».
   Журналы документов. Для работы с документами: ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов, пометки документов на удаление используются журналы документов. Для доступа к журналам служит меню «Журналы» главного меню программы. Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одному из разделов учета: учет основных средств, учет материалов, банк, касса и так далее. Документы, которые регистрируют хозяйственные операции, общие для разных разделов учета, например «Услуги сторонних организаций», помещаются в журнал «Документы общего назначения». Документы, которые нельзя однозначно отнести к какому-либо разделу учета, помещаются в журнал «Прочие».
   Этот журнал можно открыть, выбрав пункт «Журналы документов» из меню «Операции» главного меню программы.
   Кроме этого, в программе существует журнал документов «Общий», который позволяет работать со всеми документами независимо от их принадлежности к конкретным разделам учета.
   Бухгалтерские операции. Для отражения данных о хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете используются операции. Каждая операция содержит одну или несколько проводок. Бухгалтерские операции можно вводить вручную или автоматически. При вводе вручную пользователь самостоятельно вводит все проводки операции.
   Многие документы могут автоматически формировать бухгалтерские операции на основе введенной в эти документы информации.
   Журнал операций и журнал проводок. Журнал операций служит для просмотра списка введенных бухгалтерских операций. Каждая операция отображается в журнале одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию: дату, вид документа, содержание, сумму операции и т. д. В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции.
   Журнал проводок является средством просмотра проводок введенных бухгалтерских операций. В журнале проводок отражаются проводки, относящиеся к разным бухгалтерским операциям.
   Пользователь выполняет команду Операции/Журнал операций и получает доступ к диалоговому окну «Журнал операций», основную часть которого занимает табличная форма, а также имеются кнопки команд для манипулирования операциями и записями (Новая проводка, Копировать, Удалить и т. д.). Так как пользователь должен вводить остатки на определенную дату окончания предыдущего периода (года, квартала, месяца), который в данном случае следует считать рабочим, то перед началом ввода остатков необходимо выполнить команду Отчетность/Расчет итогов и провести установку в поле «Рабочий квартал». Можно также установить дату по умолчанию в диалоговом окне, вызываемом командой Сервис/Общие параметры.
   Наряду с определением временных рамок расчета пользователь должен настроить справочники плана счетов командой Операции/Счета, указать счета с валютным учетом, задать списки субсчетов и аналитических счетов командой Операции/Виды субконто. Методика ввода остатков строится на использовании вспомогательного счета с кодовым обозначением «00» — сальдо относится в виде проводки на соответствующий счет плана счетов 01, 02, 03 и в том числе счет 00. Отчеты. Для получения итоговой информации в различных разрезах в типовой конфигурации используются отчеты. Для доступа к отчетам типовой конфигурации служат пункты меню «Отчеты» главного меню программы. Отчеты делятся на три вида:
   • стандартные;
   • специализированные;
   • регламентированные.
   Стандартные отчеты — предназначены для получения обобщенной и детализированной информации по любым разделам бухгалтерского учета. С помощью стандартных отчетов можно получать синтетическую и аналитическую информацию об остатках и оборотах по любым счетам и субсчетам из плана счетов в суммовом и количественном измерителе. Стандартными отчетами

Рис. 5.8. Образец регламентированного отчета, созданного средствами системы «1C: Предприятие» 

Рис. 5.8. Образец регламентированного отчета, созданного средствами системы «1C: Предприятие»

в типовой конфигурации являются: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, карточка счета, карточка субконто и другие. Специализированные отчеты. В типовой конфигурации к ним относятся: Кассовая книга, книги продаж и покупок, отчет о курсах валют и т. д.
   Специализированные отчеты ориентированы на конкретный раздел бухгалтерского учета.
   Регламентированные отчеты. В «1C: Бухгалтерии 7.7» так называются отчеты, предназначенные для передачи в налоговую инспекцию, внебюджетные социальные фонды, органы статистики (рис. 5.8). Состав и содержание регламентированных отчетов, соответственно, определяется этими органами. Регламентированными отчетами являются баланс и приложения к нему, расчеты налогов, расчетные ведомости в фонды.
   Набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой «1C» и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы.

 
< Пред.   След. >